Apa itu Manajemen Sumber Daya Proyek?

Inilah yang perlu Anda ketahui tentang manajemen sumber proyek agar lebih efisien.

  • Manajemen sumber proyek memastikan Anda menggunakan semua yang Anda inginkan – staf, peralatan, uang, dan sebagainya. – seefisien mungkin.
  • Ada 3 jenis manajemen sumber: penjatahan sumber, pengembangan sumber, dan proyeksi sumber.
  • Dilakukan dengan benar, manajemen sumber proyek akan membantu Anda menentukan masalah, menghindari alokasi berlebihan dan menyesuaikan diri dengan perubahan.
  • Artikel ini untuk pengusaha yang ingin mendapatkan penghasilan tertentu mereka menggunakan semua sumber mereka secara efektif dan efisien.

Setiap bisnis berada di bawah tekanan terus menerus untuk berbuat lebih banyak dengan anggaran yang lebih kecil. Di antara pelajaran penting bagi setiap pemilik bisnis adalah bagaimana menetapkan sumber bisnis sehingga mereka dapat mencapai potensi maksimal mereka. Rencana manajemen sumber proyek yang tidak efisien atau hilang dapat memiliki dampak rutin yang tidak menguntungkan pada bisnis Anda, seperti penurunan efisiensi, kualitas, atau moral. Namun, dengan posisi proses yang kuat, bisnis Anda dapat berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit sumber.

Apa itu manajemen sumber?

Sederhananya, manajemen sumber adalah proses yang dibutuhkan perusahaan untuk menetapkan sumber mereka secara efektif.

Proses tersebut memiliki beberapa tahapan, seperti perencanaan, penjadwalan dan pengelolaan sumber untuk mencapai efektivitas maksimal. Sementara sumber sangat berbeda di antara perusahaan, mereka biasanya dapat diklasifikasikan sebagai harta benda konkret – seperti saham, peralatan dan uang – atau harta tak berwujud, seperti individu dan waktu.

Baca juga: Manajemen Sumber Daya Manusia

Apa itu manajemen sumber proyek?

Manajemen sumber sering digunakan dalam konteks manajemen proyek. Dalam keadaan ini, “manajemen sumber” biasanya menggambarkan kemajuan sumber atau pemulusan sumber, yang merupakan metode untuk menghindari kekurangan atau tambahan dalam sumber atau waktu bisnis. Dengan berbagai kata lain, manajemen sumber proyek berkaitan dengan melakukan lebih banyak poin dengan lebih sedikit sumber.

Catatan editor: Mencari perangkat lunak manajemen proyek online yang tepat untuk bisnis Anda? Lengkapi daftar pertanyaan di bawah ini agar rekan pemasok kami menghubungi Anda tentang kebutuhan Anda.

Perusahaan di seluruh dunia begitu dibeli untuk meningkatkan apa yang mereka miliki, mereka mempekerjakan orang-orang yang seluruh pekerjaannya adalah manajemen sumber. Pengawas sumber bertanggung jawab untuk mengalokasikan sumber yang tepat untuk memastikan pekerjaan selesai sesuai jadwal dan sesuai anggaran. Mereka sering bekerja bersama dengan supervisor proyek, yang bertanggung jawab untuk menghasilkan dan menunjuk pekerjaan tertentu. Akhirnya, pemilik bisnis atau supervisor sumber yang efisien mengetahui jumlah minimal sumber yang diperlukan untuk mencapai hasil terbaik.

Bagaimana lagi manajemen sumber digunakan?

Konsep manajemen sumber yang efektif dapat digunakan untuk berbagai kerangka kerja bisnis. Sebuah perusahaan kecil dapat menggunakan konsep-konsep ini dalam berbagai cara. Misalnya, tempat makan regional dapat menggunakan manajemen sumber dengan cara berikut:

Kepegawaian: Di antara fungsi penting dari pengawas tempat makan adalah untuk memastikan jumlah pekerja yang tepat tepat waktu pada waktu yang ditentukan. Supervisor tahu bahwa mereka perlu menghindari kelebihan staf saat bisnis sedang lesu dan kekurangan staf di jam-jam tersibuk mereka. Namun, tidak mudah untuk menentukan apakah menyewa server web tambahan atau juru masak akan membuat bisnis lebih efisien atau menguntungkan.

  • Peralatan: Tempat makan perlu mengelola sejumlah besar peralatan untuk dijalankan, mulai dari perangkat dan peralatan dapur hingga meja dan kursi. Tanpa mengelola peralatan dengan benar, tempat makan dapat dengan cepat mendapati dirinya tidak memiliki perangkat yang tepat.
  • Tata letak fisik: Pemilik dan pengawas tempat makan harus hati-hati mempertimbangkan dampak fisik fasilitas mereka untuk memastikan mereka menggunakan setiap inci lokasi. Mungkin area dapur dapat diatur ulang untuk meningkatkan efisiensi, atau meja makan diatur ulang untuk menampung lebih banyak pelanggan.
  • Teknologi: Tempat makan seringkali merupakan pengadopsi awal teknologi baru, mulai dari perangkat lunak penjadwalan yang efisien hingga sistem POS yang canggih. Pengusaha harus terus-menerus menilai sistem teknologi mereka, membandingkannya dengan teknologi yang muncul. Khususnya di era COVID-19, tempat makan perlu mengelola sumber teknologi mereka dengan kuat untuk tetap berbisnis dan menawarkan pelanggan mereka.
  • Sumber daya keuangan: Pengawas tempat makan harus terus-menerus mengevaluasi sumber daya keuangan mereka untuk menentukan di mana uang akan diinvestasikan dengan baik. Mereka mungkin perlu memutuskan antara mempekerjakan pekerja baru dan membeli peralatan dapur baru, dengan mempertimbangkan apa yang akan membuat bisnis lebih efisien dan menguntungkan.

Takeaway utama: Manajemen sumber adalah proses memastikan perusahaan menggunakan sumber mereka seefektif mungkin. Mereka dapat menggunakan proses ini untuk pekerjaan tertentu, atau untuk sumber seperti staf, peralatan, dan teknologi.

Bagaimana cara kerja manajemen sumber?

Anda dapat menerapkan beberapa metode manajemen sumber yang berbeda dalam bisnis Anda untuk menjadi lebih efisien, tetapi semuanya dimulai dengan menentukan sumber yang tersedia untuk Anda. Pemahaman mendalam tentang berbagai proses bisnis dan pekerjaan Anda adalah kuncinya.

Setelah Anda menentukan semua sumber dan proses bisnis, Anda dapat mulai mengalokasikan, mengembangkan, dan/atau memproyeksikan sumber Anda. Tujuannya adalah untuk terus meningkatkan proses Anda dengan mengubah staf, peralatan, dan sumber daya keuangan Anda untuk memenuhi tujuan Anda.

Tidak peduli bagaimana Anda mengintegrasikan konsep manajemen sumber langsung ke dalam bisnis Anda, jangan terlalu memperumit prosesnya.

“Jaga agar tetap sederhana dan terkotak-kotakkan,” kata Strato Doumanis, kepala polisi teknologi dan pengawas inovatif MediaCutlet. “Dapatkan semua komponen penting secara teoritis dalam gaya paling mentah mereka.”

Doumanis menyarankan pengusaha bahwa yang terbaik adalah mengembangkan buku pekerjaan terlebih dahulu, menguraikan di mana Anda memulai dan ke mana Anda harus pergi.

“Tampil di bagian terbesar dari proyek dari atas ke bawah dan, satu per satu, mulai menyusun item yang lebih terperinci yang harus dilakukan,” dia menambahkan. “Setelah itu, dapatkan di timeline. Ini akan membantu menentukan item yang hilang sambil menyediakan sistem kerangka untuk jadwal pekerjaan dan pendekatan manajemen langkah demi langkah.”

Takeaway utama: Untuk mengelola sumber Anda secara efektif, Anda harus terlebih dahulu menentukan semua sumber Anda, titik awal dan tujuan akhir Anda.

Apa saja jenis-jenis manajemen sumber?

Ada 3 teknik manajemen sumber utama: penjatahan sumber, pengembangan sumber, dan proyeksi sumber.

1. Penjatahan sumber

Penjatahan sumber mungkin merupakan salah satu teknik manajemen sumber yang paling umum, karena setiap bisnis yang efektif melakukannya pada tingkat tertentu, juga jika itu bukan proses yang ditentukan. Ini adalah proses memanfaatkan sumber yang Anda miliki dan menyebarkannya ke berbagai aspek bisnis agar berjalan secara efisien. Contoh umum penjatahan sumber adalah mengatur staf bisnis Anda agar berjalan dengan efektivitas maksimum tanpa meninjau anggaran.

2. Sumber maju

Ini adalah proses menentukan proyek apa pun yang membutuhkan lebih banyak sumber dibandingkan dengan yang Anda miliki dan mengubah tanggal jatuh tempo yang sesuai untuk memastikan proyek tersebut pada akhirnya efektif. Contoh kemajuan sumber adalah ketika perusahaan bangunan memperpanjang tanggal jatuh tempo proyek untuk mewakili pasokan kayu yang terbatas, bahan penting untuk menyelesaikan proyek.

3. Sumber memproyeksikan

Memproyeksikan sumber adalah proses menentukan semua sumber yang tersedia – seperti waktu, individu, sumber daya keuangan, dan peralatan – dan mengantisipasi persyaratan sumber, kemacetan lalu lintas, atau masalah apa pun sebelum pekerjaan dimulai. Untuk memproyeksikan secara akurat, supervisor sumber harus memahami keseluruhan rentang proyek serta tujuan atau sasaran khusus apa pun yang harus dipenuhi dalam proses tersebut.

Pendekatan untuk mengaktifkan manajemen sumber

Ada banyak berbagai pendekatan untuk manajemen sumber, beberapa di antaranya termasuk penggunaan perangkat lunak canggih. Namun, banyak perusahaan kecil tidak memiliki alokasi perangkat lunak manajemen proyek yang canggih, melainkan mengadopsi proses proses untuk menggunakan sumber mereka secara lebih efisien.

“Langkah jelas merupakan pendekatan yang umum digunakan saat ini,” kata Wade Millward, pencipta Rikor. “Ini adalah kemajuan besar dari teknik Air Terjun tradisional yang begitu umum selama bertahun-tahun.”

Namun, dia mengatakan Nimble bisa memiliki masalah sendiri dan masih berkembang. “Saya pikir Nimble dapat berkembang dengan iterasi yang lebih cepat dan lebih banyak kebebasan. Pertanyaannya adalah bagaimana mengelolanya secara efektif, hampir menjadi faktor di mana Anda dapat menentukan masalah sebelum terjadi.”

Takeaway utama: Ada 3 jenis utama manajemen sumber: penjatahan sumber, pengembangan sumber, dan proyeksi sumber.

Apa manfaat manajemen sumber dalam manajemen proyek?

Bisnis Anda dapat memanfaatkan rencana pengelolaan sumber yang efisien dengan berbagai cara. Ini adalah beberapa poin yang akan membantu Anda melakukannya:

Tentukan dan hindari masalah. Setelah Anda memiliki pemahaman yang kuat tentang sumber bisnis Anda yang tersedia, Anda dapat menentukan masalah yang kemungkinan besar akan Anda hadapi. Anda mungkin menyadari bahwa Anda memiliki ruang staf, memerlukan perangkat yang lebih efisien, atau perlu mengalokasikan kembali sumber daya keuangan untuk membuat prosedur berjalan lebih efisien. Jika Anda tidak tahu persis sumber apa yang tersedia, masalah yang mudah dihindari akan memasuki jalan Anda.

  1. Mencegah perselisihan antar departemen. Perusahaan yang mengelola sumbernya dengan baik seringkali memanfaatkan keterbukaan yang lebih besar, karena masing-masing kelompok memiliki pemahaman yang tepat terhadap berbagai divisi lainnya. Hal ini memungkinkan setiap kelompok untuk merencanakan sebelumnya berdasarkan tidak hanya kapasitas mereka tetapi juga kapasitas orang lain.
  2. Hindari alokasi yang berlebihan. Perusahaan yang terlalu bergantung pada satu sumber – seperti pekerja atau alat yang sendirian – kemungkinan besar akan melihat
  3. prosedur bekerja untuk berhenti jika sumber itu kehabisan kompensasi. Manajemen sumber yang efektif memungkinkan perusahaan untuk membubarkan pekerjaan sebagaimana harus menghindari alokasi berlebihan dari satu sumber.
  4. Sesuaikan untuk berubah dengan cepat. Di antara salah satu aspek yang paling menguntungkan dari manajemen sumber dalam pekerjaan adalah kemampuan untuk mengubah peralatan dengan cepat ketika hal yang tidak terduga terjadi. Ini bisa berupa perubahan lokal, seperti pemain kunci yang meninggalkan perusahaan, atau modifikasi industri secara keseluruhan, seperti bagaimana tempat makan disesuaikan dengan persyaratan jarak sosial karena COVID-19.

Takeaway utama: Rencana manajemen sumber akan membantu Anda menentukan dan menghindari masalah, mencegah perselisihan bisnis, menghindari ketergantungan yang berlebihan pada satu sumber mana pun, dan dengan cepat menyesuaikan diri dengan perubahan.

Bagaimana mengembangkan rencana pengelolaan sumber

Millward mengatakan bahwa masyarakat bisnis yang berkembang dan bebas adalah kunci dari rencana pengelolaan sumber. Ia mengakui bahwa pengusaha, pimpinan perusahaan, pengawas proyek, dan pengawas sumber tidak selalu benar.

“Tergantung pada kelompok Anda untuk menemukan solusi terbaik untuk masalah yang sedang Anda kerjakan,” kata Millward. “Kumulatif seringkali lebih pintar dibandingkan dengan individu. Jika Anda melengkapi tim Anda untuk memutuskan, mereka dapat dengan cepat melakukan upaya baru tanpa mencari otorisasi manajemen atas, yang membuang waktu. Dengan menerapkan iterasi berukuran lebih kecil jauh lebih cepat, Anda bisa mendapatkannya ke pasar lebih cepat untuk mendapatkan komentar yang sangat Anda butuhkan.”

Zoriy Birenboym, kepala negara eAutoLease.com, juga berpendapat bahwa konsep manajemen sumber terbaik dimulai dari grup.

“Pendekatan saya terhadap semua pekerjaan bisnis saya, untuk menjaga agar grup saya tetap teratur dan tepat sasaran, adalah mempertahankannya dengan sangat inspiratif dan bermanfaat,” katanya. “Inspirasi adalah kunci untuk mendapatkan hasil yang bagus. Jika saya berhasil mempertahankan semua orang selain video game mereka dengan inspirasi dan hasil yang akan membawa sesuatu ke meja untuk mereka, biasanya itu adalah hasil yang bagus.”

Takeaway utama: Rencana pengelolaan sumber yang efektif mengharuskan Anda melibatkan seluruh kelompok Anda; tidak sepenuhnya bergantung pada manajemen puncak untuk memiliki proses ini.