Senayan Library Management System (SLiMS)

Software SLiMS (Senayan Library Management System) merupakan salah satu software open source yang cukup nge-trand di kalangan dunia perpustakaan yang tengah mengembangkan perpustakaan digital pada saat ini. SLiMS merupakan perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git.

Kelebihan SLiMS

  1. Mempercepat waktu pegawai dalam bekerja/ efisien
  2. Mempermudah pustakawan dalam mengelola perpustakaan secara otomasi
  3. Meningkatkan kualitas bekerja penggunannya
  4. Keakuratan dalam memberikan informasi

Kekurangan SLiMS

  1. Harus selalu di update sesuai perkembangan teknologi yang ada di perpustakaan
  2. Software SLIMS sulit dipahami oleh masyarakat awam
  3. Sistem berbasis free, namun tetap diperhatikan terkait update system yang terus berkembang

Manfaat SLiMS untuk Perpustakaan

  • Dapat memudahkan penelusuran
  • Memudahkan dalam dalam labeling sumber pustaka yang di data
  • Dapat digunakan untuk sistem sirkulasi
  • Digunakan untuk mendata anggota perpustakaan
  • Dapat digunakan untuk pelaporan pendataan buku
  • SliMs juga dapat digunakan untuk pemula

Fitur Yang Terdapat Pada SLiMS

  1. OPAC
  2. Detail Record
  3. Invetaris Koleksi
  4. Manajemen Data Bibliografi
  5. Sirkulasi
  6. Manajemen Masterfile
  7. Manajemen Keanggotaan
  8. Laporan & Statistik
  9. Pengelolaan Terbitan Berkala
  10. Dukungan pengelolaan dokumen multimedia
  11. Dukungan Modul Union Catalog Service
  12. Penghitung Pengunjung perpustakaan.

 

Spesifikasi Teknis Penunjang Berjalanya SLiMS

Perangkat Lunak

  1. Engine Scripting PHP
  2. Web Server Apache
  3. Database Server
  4. Utilitas MySQLdump
  5. Sistem Operasi GNU
  6. Web Browser
  7. Pembaca Dokumen PDF

Perangkat Keras

  1. Prosesor kelas pentium III
  2. RAM 256 MB
  3. Standart VGA
  4. Komputer sebagai client dan server

 

JARINGAN KERJASAMA PERPUSTAKAAN

Tentu tidak berlebihan bila Perpustakaan Nasional dalam menjalankan perannya sebagai fasilitator utama dalam membangun kerjasama perpustakaan dan resource sharing pada tahap awal lebih memfokuskan terwujudnya kerjasama di lingkungan perpustakaan. Hal tersebut dimungkinkan karena sejumlah faktor – sumber daya manusia, koleksi, dan anggaran perpustakaan ini lebih siap dan memadai dari jenis perpustakaan lainnya. Pun, perkembangan jenis perpustakaan ini leading dari yang lainnya. Peran Perpustakaan Nasional dalam konteks tersebut tidak berlebihan untuk bertindak sebagai pemeran kunci, mengingat hal serupa juga telah diperankan perpustakaan nasional negara lain dengan sangat baik. Jadi pada dasarnya perpustakaan memiliki peran yang cukup penting seperti :

  • Kerjasama perpustakaan menjadi penting berkaitan dengan upaya menegembangkan koleksi nasional untuk melestarikan budaya bangsa.
  • Kerjasama berbentuk pertukaran yang dapat berupa pertukaran koleksi maupun sumber daya manusia
  • kerjasama memilki manfaat sebagai bersatunya organisasi yang memiliki visi dan tujuan yang sama dalam membangun cita-cita dalam bidang perpustakaan dan kepustakawanan
  • Jaringan non fisik berupa hubungan manusiawi (human relation) dan kepercayaan (trust) dalam menyusun kebijakan dan perturan dalam segala bidang perpustakaan-kepustakwanan.

 

PERAN PERPUSTAKAAN NASIONAL DALAM JARINGAN KERJASAMA PERPUSTAKAAN

Dunia perpustakaan di Indonesia masih tertinggal jauh dari perkembangan dunia perpustakaan yang ada di negara lain. Hal ini disebabkan oleh dunia perpustakaan di Indonesia masih disibukkan dengan masalah-masalah yang tak kunjung berakhir contohnya kurang dana pengembangan perpustakaan dan minimnya dukungan dari lembaga induknya. Sehingga, dalam kondisi dan situasi seperti itu, tidak ada salahnya untuk kembali menempatkan dan memposisikan Perpustakaan Nasional itu sebagai ‘pemain utama’ dalam mewujudkan sejumlah agenda utama pengembangan perpustakaan sehingga melahirkan, paling tidak keseteraan dengan perkembangan perpustakaan di negara lain. Sejumlah kebijakan pengembangan perpustakaan yang ada, memang tidak banyak menyentuh aspek-aspek pengembangan kerjasama perpustakaan. Minimnya dukungan pimpinan dalam pengembangan perpustakaan semakin melemahkan posisi perpustakaan. Akibatnya, alokasi anggaran ke perpustakaan menjadi sangat terbatas untuk hanya melakukan tugas-tugas rutinnya saja.

Dalam buku ‘International Dictionary of Library Histories’ dinyatakan bahwa ada sejumlah peranan dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, empat di antaranya adalah:

  1. Menyediakan layanan katalog yang terpusat
  2. Menyusun bibliografi nasional dan katalog induk nasional
  3. Mengembangkan kerjasama antar perpustakaan dalam Negeri
  4. Merupakan representasi Indonesia dalam kerjasama perpustakaan di tingkat regional dan internasional.

Ke empat peranan tersebut mempertegas posisi Perpustakaan Nasional untuk melaksanakan tanggung jawabnya terhadap pengembangan dan penerapan kerjasama perpustakaan di Indonesia. Namun kenyataannya, dari satu aspek saja, kewajiban Perpustakaan Nasional dalam menyusun Katalog Induk Nasional (KIN) memberikan indikasi bahwa KIN yang ada tidak akan sanggup menjadi sarana efektif untuk mendukung pelaksanaan kerjasama perpustakaan, seperti silang layan dalam peminjaman bahan pustaka antar perpustakaan, sebagai salah satu tujuan KIN tersebut.

Pertama, karena, cakupan KIN yang sangat terbatas dan juga tidak merepresentasikan gambaran sesungguhnya dari kepemilikan koleksi dari masing-masing perpustakaan yang terlibat atau dimasukkan dalam KIN tersebut. Kedua, bila kita ingin meningkatkan pemanfaatan sumber daya koleksi lewat kerjasama perpustakaan, maka jumlah perpustakaan dimasukkan atau terlibat dalam KIN itu harus meliputi banyak perpustakaan, termasuk perpustakaan perguruan tinggi. Bila Perpustakaan Nasional benar-benar hendak menjalankan peranannya dalam membangun dan melaksanakan kerjasama perpustakaan dan resource sharing, teknologi informasi sekarang memfasilitasi kemudahan dalam pembuatan sarana seperti KNI. Artinya, KIN disajikan dan dapat diakses secara elektronik lewat OPAC dari masing-masing perpustakaan. Sehingga, isi KIN itu dimungkinkan ditransfer ke berbagai perpustakaan dengan sangat mudah. Namun, salah satu syarat yang harus dipenuhi bahwa software otomasi perpustakaan yang digunakan untuk itu dapat membaca data yang dalam KNI dalam bentuk elektronik itu. Kita memang tidak bisa menghindar dari perubahan yang terjadi (change is inevitable) sebagai akibat dari perkembangan yang pesat dan cepat dari teknologi informasi dan komunikasi. Dari perkembangan itu, melahirkan sebuah trend global yang ‘mengharuskan’ perpustakaan di Indonesia untuk ambil bagian dalam mewujudkan kerjasama perpustakaan di tingkat regional dan internasional. Untuk ikut serta dalam kerjasama semacam itu, kita tentu sangat membutuhkan pengalaman dalam negeri untuk ikut serta dalam skala lebih besar. Sehingga, sangat wajar dan pantas bila Perpustakaan Nasional dapat mengambil porsi lebih besar dalam menjalankan perannya untuk pengembangan dan implementasi kerjasama perpustakaan dan resource sharing di negeri ini.

Tujuan kerjasama dan resource sharing adalah untuk meningkatkan optimalisasi pemanfaatan sumber-sumber informasi perpustakaan bagi seluruh masyarakat Indonesia. Pemanfaatan sumber daya koleksi perpustakaan dapat menginspirasi lahirnya karya-karya baru yang makin memperkaya dan memperkuat khasanah budaya yang telah ada sebelumnya. Atau, dalam tataran praktis, nilai-nilai positif dari budaya kita akan semakin luas dipraktekkan dalam hidup dan kehidupan bermasyarakat sehingga akhirnya menjadi identitas bangsa kita. Perpustakaan Nasional sebagai bagian dari sistem Nasional Perpustakaan harus menjadi penggerak utama untuk membangun kerjasama perpustakaan. Peranan itu sangat relevan dengan tanggung jawab Perpustakaan Nasional sebagai pembina seluruh jenis perpustakaan secara nasional. Untuk melaksanakan peran itu, Perpustakaan Nasional memiki kekuatan berupa ‘kedekatan’ dengan para pengambil kebijakan di tingkat pusat dan faktor ‘kedekatan’ itu tidak sebagus dengan apa yang dimiliki jenis perpustakaan lain.

 

REVIEW SLiMS

REVIEW APLIKASI SOFTWARE “SLiMS”

SLiMS adalah Open Source Software (OSS) berbasis web yang dapat memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Perkembangan SLiMS tidak lepas dari peran para developer dan komunitas pengembangan SLiMS yang berkontribusi untuk SLiMS yang semakin kompleks. SLiMS mempunyai banyak komunitas yang berperan aktif dalam mengembangkan softwareSLiMS ini. SLiMS terus mengalami perkembangan dengan meningkatkan versi – versinya yang semakin kompleks sehingga dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan.Dalam pengembangannya, developer dan pengembang SLiMS memberikan fitur– fitur terbaru sesuai dengan perkembangan teknologi maupun berbagai permintaan dari pengguna SLiMS sehingga dapat mendukung kinerja perpustakaan. Berikut merupakan syarat-syarat yang dibutuhkan dalam pengembangan slims :

  1. Slims adalah aplikasi untuk kebutuhan administrasi dan konten perpustakaan (Library Automation System). Senayan didesain untuk kebutuhan skala menengah maupun besar. Cocok untuk perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu lokal (intranet) dan internet.
  2. Slims dibangun dengan memperhatikan best practice dalam pengembangan software seperti dalam hal penulisan source code, dokumentasi, dan desain database.
  3. Slims dirancang untuk compliant dengan standar pengelolaan koleksi di perpustakaan. Untuk standar pengatalogan minimal memenuhi syarat AACR 2. Kebutuhan untuk kesesuaian dengan standar di perpustakaan terus berkembang dan pengelola perpustakaan Depdiknas dan developer Senayan berkomitmen untuk terus mengembangkan Senayan agar mengikuti standar-standar tersebut.
  4. Slims merupakan aplikasi yang cross-platform, baik dari sisi aplikasinya itu sendiri dan akses terhadap aplikasi. Untuk itu basis yang paling tepat ada basis web.
  5. Senayan dirilis ke masyarakat umum dengan lisensi GNU/GPL versi 3 yang menjamin kebebasan penggunanya untuk mempelajari, menggunakan, memodifikasi dan redistribusi Senayan.
  6. Para developer dan pengelola perpustakaan Depdiknas berkomitmen untuk terus mengembangkan Senayan dan menjadikannya salah satu contoh software perpustakaan yang open source, berbasis di indonesia dan menjadi salah satu contoh bagi model pengembangan open source yang terbukti berjalan dengan baik.

 

KELEBIHAN DAN FITUR YANG TERDAPAT PADA SLiMS 

Kelebihan Slims adalah software ini mampu berjalan di semua sistem operasi yang menggunakan bahasa pemrograman PHP dan RDBMS MySQL. Software Senayan dikembangkan diatas platform GNU/Linux sehingga dapat berjalan dengan baik di platform Unix BSD maupun Windows. Sejak versi 3, software Senayan dinilai sudah stabil dan diharapkan dengan peer to peer review software ini semakin stabil.

Berikut Merupakan fitur-fitur yang ada pada slims yang bisa digunakan untuk mengelola dan mengolah data-data perpustakaan antara lain:

  1. Online Public Access Catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail yang di-generate on-the-fly. Thumbnail berguna untuk menampilkan cover buku. Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan tingkat lanjut (Advanced Search)
  2. Detail record dengan format XML (Extensible Markup Language) untuk kebutuhan web service.
  3. Manajemen data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi data.
  4. Manajemen masterfile untuk data referensial seperti GMD (General Material Designation), Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi, Supplier, dan lain-lain.
  5. Sirkulasi dengan fitur:
  6. Transaksi peminjaman dan pengembalian
  7. Reservasi koleksi
  8. Aturan peminjaman yang fleksibel
  9. Manajemen keanggotaan
  10. Inventarisasi koleksi (stocktaking)
  11. Laporan dan Statistik
  12. Konfigurasi sistem global
  13. Manajemen modul
  14. Manajemen User (Staf Perpustakaan) dan grup
  15. Pengaturan hari libur
  16. Pembuatan barcode otomatis
  17. Utilitas untuk backup

Selain itu masih banyak lagi kelebihan dari slims ini terutama pada Instalasi yang cukup mudah dilakukan. Sebagai perangkat lunak yang tergolong dalam jenis perangkat lunak berbasis web instalasi SLims mudah dilakukan, baik itu untuk system operasi windows maupun system operasi linux. Dan juga pada software slims ini memiliki dokumentasi yang lengkap. Jadi dokumentasi memiliki peranan penting dalam pengembangan sebuah perangkat lunak, termasuk FOSS. Eksistensi dokumentasi akan memudahkan pengguna atau calon pengguna dalam memperlajari sebuah perangkat lunak. Dengan dokumentasi yang lengkap pengguna atau calon pengguna Senayan dapat dengan mudah mempelajari Senayan.

 

 

PENGEMBANGAN SLiMS 

Dalam perkembanganya ada beberapa aspek untuk mengembangkan atau meningkatkan slims seperti :

  1. SLiMS yang bersifat open source yang mana semua menu yang ada diaplikasi semua bersifat umum. Oleh sebab itu perpustakaan perlu mengembangkan SLiMS sesuai dengan kebutuhan supaya SLiMS yang ada di setiap perpustakaan mempunyai ciri khas sendiri.
  2. Sebaiknya pihak perpustakaan mengadakan pelatihan dalam menggunakan SLiMS sehingga semua staf perpustakaan yang bukan latar belakang perpustakaan bisa meggunakan SLiMS secara baik dan benar.
  3. Melihat dari kendala yang dimiliki pustakawan dalam mengembangkan SLiMS, hendaknya pustakwan belajar atau mengadakan diskusi tentang pemrograman dan bahasa pemrograman kepada ahlinya agar oihak teknologi informasi mampu mengembangkan SLiMS sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.

Untuk dapat mengembangkan atau menyempurnkan SLiMS  maka perlu adanya strategi khusus untuk memberikan dampak yang baik terhadap perpustakaan, seperti :

  1. SLiMS memiliki kualitas sistem yang baik dan cukup memadai. SLiMS memiliki kinerja yang cukup stabil sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan dan guna mendukung kinerja pustakawan. Fitur yang dimiliki SLiMS dapat berfungsi dengan baik dan jarang terjadi gangguan pada fitur tersebut. SLiMS juga mampu diintegrasikan dengan aplikasi lain. sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.
  2. Kualitas informasi yang dimiliki SLiMS dinilai memiliki kualitas yang baik dalam menampilkan informasi yang dibutuhkan penggunanya. Selain itu kualitas informasi yang dihasilkan SLiMS mudah dimengerti oleh setiap pengguna karena informasi yang dihasilkan ringkas dan jelas. SLiMS mampu memberikan kualitas informasi secara akurat dan tepat waktu.
  3. SLiMS memiliki tingkat kegunaan yang sangat tinggi karena setiap pekerjaan pustakawan pasti berhungan dengan SLiMS dalam mengelola perpustakaan. Semua kebutuhan dalam mengelola perpustakaan sudah disediakan pada software SLiMS. Dengan adanya SLiMS pekerjaan menjadi semakin cepat terselesaikan dan secara otomatis meningkatkan prestasi kerja penggunanya.
  4. SLiMS memberikan kemudahan dalam mempelajarinya karena SLiMS mengutamakan kemudahan dalam penggunaan. Sehingga dalam mengoperasikannya tidak membutuhkan waktu yang lama untuk belajar
  5. Kemampuan dalam menjalankan komputer dapat mendukung kelancaran dalam mengoperasikan SLiMS. Karena keahlian komputer dapat berdampak pada kelancaran dalam mengoperasikan SLiMS sehingga pengguna bisa yakin menggunakan SLiMS dengan baik dan benar. Tanpa adanya kemampuan komputer maka akan menghambat kinerja penggunanya dan menjadi tidak maksimal.
  6. Diukur dari penggunaan system informasi, SLiMS sudah digunakan sesuai dengan fungsinya oleh pengguna yaitu SLiMS diguanakn untuk mengelola bahan pustaka di perpustakaan. Pustakawan tidak bisa terlepas dari SLiMS dalam mengerjakan tugas – tugas yang menjadi tanggung jawabnya di perpustakaan.
  7. Pengaruh penggunaan SLiMS terhadap pustakawan yaitu pada tingkat kepuasan yang dirasakan dan mampu meningkatkan kualitas kerja. Selain itu SLiMS berdampak pada rasa nyaman penggunanya waktu bekerja karena dengan menggunakan SLiMS pengguna dapat mengelola perpustakaan dengan mudah.
  8. SLiMS memberikan kepuasan dalam memberikan informasi yang mana SLiMS mampu menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan. Dalam bekerja SLiMS mampu membantu pekerjaan secara maksimal dan memberikan kepausan karena dengan SLiMS pekerjaan menjadi semakin ringan.
  9. SLiMS memberikan dampak yang baik terhadap perpustakaan karena dengan adanya SLiMS perpustakaan bisa semakin berkembang dan dapat memberikan pelayanan yang maksimal terhadap pemustaka.
  10. Pengembangan SLiMS memang tidak mudah karena seorang pustakawan tidak mempunyai dasar pemrograman sehingga pustakawan perlu belajar tentang pemrograman agar dapat mengembangkan SLiMS sesau dengan kebutuhan.

 

 

REVIEW SCHOOL  INTEGRATED  LIBRARY  SYSTEM

SCHOOL  INTEGRATED  LIBRARY  SYSTEM

School  Integrated  Library  System  atau  biasa  disingkat  sebagai  SchILS  merupakan  aplikasi  otomatisasi  perpustakaan  yang  digunakan  untuk  mengelola  perpustakaan.  Tata  kelola  yang  dilakukan  oleh  perpustakaan  meliputi  koleksi,  anggota,  dan  sirkulasi.  Pengembangan  SchILS  didasarkan  pada  aplikasi  SLiMS  yang  sudah  banyak  digunakan  oleh  perpustakaan-perpustakaan  diseluruh  Indonesia.Terutama  perpustakaan  sekolah.  Perpustakaan  sekolah  merupakan  salah  satu  pengguna  terbesar  SLiMS.  Berdasarkan  pertimbangan  tersebut,  untuk  keperluan  integrasi  serta  berbagi  data  di  kemudian  hari,  maka  SLiMS  dijadikan  basis  pengembangan  SchILS.

School  Integrated  Library System​ (SchILS) dikembangkan dengan tujuan  Agar  Perpustakaan  Sekolah  mampu  berkembang  dan  mengikuti perkembangan  teknologi  di  zaman  serba  internet  ini.  SchILS  akan  dimanfaatkan  oleh perpustakaan  sekolah-sekolah  seperti  SD,  SMP,  dan  SMA  (dan  sederajatnya)  dengan disediakannya  materi-materi  belajar,  yang  disediakan  oleh  Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan,  secara  maksimal.  Semua  koleksi  tersebut  dapat  diunduh  melalui  SchILS.

SchILS juga diharapkan mampu membantu para pengelola perpustakaan sekolah dalam                                          mengelola  koleksi  di  perpustakaannya.  Pengembangan  SchILS  diadopsi  dari  aplikasi                                      SLiMS  yang  sudah  banyak  digunakan  oleh  perpustakaan-perpustakaan  sekolah  di                                      seluruh  Indonesia.  Harapannya,  pengelola  perpustakaan  sekolah  dapat  saling  berbagi                                      informasi  dan  ilmu  tentang  bagaimana  mengelola  perpustakaannya  menggunakan                                  aplikasi  otomatisasi  perpustakaan.

 

 

 

PERSIAPAN  MENGGUNAKAN  SCHILS  BAGI  PUSTAKAWAN 

Kebanyakan  para  pengelola  sebuah  perpustakaan  masih  bingung  menggunakan  aplikasi  SchILS  dikarenakan  ketidaktahuan  atau  kekurangan  informasi  mengenai  cara  kerja  aplikasi  ini.  Beberapa  pengelola  perpustakaan  bahkan  kebingungan  mengoperasikan  aplikasi  ini  untuk  manajemen  perpustakaan  yang  mereka  kelola,  padahal  aplikasi  ini  sudah  terpasang  pada  komputer  mereka.  Kemudianpertanyaannya    adalah  apa  yang  harus  dilakukan  oleh  para  pengelola  perpustakaan  ketika  aplikasi  ini    terlah  terpasang  sesuai  dengan  langkah-langkah  yang  telah  jelaskan  pada  bab    sebelumnya.

Hal-hal  yang  perlu  disiapkan  sebelum  memulai  menggunakan    aplikasi  ini  untuk  manajemen  perpustakaan  yang  akan  dikelola.  Berikut  adalah  hal-hal  yang  perlu  disiapkan  dan  didefinisikan  sebelum  menggunakan  aplikasi  SchILS:

  1. Tipe Koleksi  dan  Status  Eksemplar  yang  ada  di  perpustakaan;
  2. Tipe keanggotaan  yang  ada  di  perpustakaan;
  3. Aturan peminjaman  yang  ada  di  perpustakaan;
  4. Kelompok dan  pengguna  aplikasi

 

MENDEFINISIKAN  TIPE  KOLEKSI 

Setiap  perpustakaan  memiliki  tipe  koleksi  yang  berbeda  dengan  perpustakaanlain,tipe  koleksi  yang  dimaksud  disini  adalah  pengelompokkan  koleksi  berdasarkan  kategori.  misalnya  di  perpustakaan  perguruan  tinggi  ada  koleksi  laporan  kerja,  skripsi,  ​thesis​,  disertasi,  karya  ilmiah,  referensi,  ​textbook​,  majalah,  jurnal  ilmiah,  ​audio  visual​,  dan  sebagainya.  di  perpustakaan  sekolah  misalnya  buku  paket,  buku  teks,  buku  referensi  dan  sebagainya,  perpustakaan  umum,  buku  anak,  buku  remaja,  buku  dewasa,  ​audio  visual​,  referensi,  dan  sebagainya.

 

MENDEFINISIKAN  TIPE  KEANGGOTAAN 

Perpustakaan  dengan  berbagai  macam  jenisnya  tentu  memiliki  kekhasan  kelompok  anggotanya.  Jika  kita  berkunjung  ke  perpustakaan  perguruan  tinggi,  maka  dapat  kita  temukan  bahwa  kelompok  anggota  perpustakaan  yang  terdapat  di  perpustakaan  perguruan  tinggi  adalah  mahasiswa/mahasiswi,dosen,danstaf.Jika  kita  berkunjung  ke  perpustakaan  umum  akan  ada  pengelompokkan  misal  nya  pelajar/mahasiswa,  pns,  karyawan,  wiraswasta,  dan  sebagainya.

Pengelompokkan  berbagai  macam  tipe  keanggotaan  disebuah  perpustakaan  biasanya      digunakan  untuk  mengatur  hak  dalam  peminjaman.  Biasanya  antara  satu  tipe  anggota  dengan  tipe  anggota  lain  berbeda  dalam  hal  aturan  peminjaman  sebuah  koleksi  yang    ada  di  perpustakaan.

 

MENDEFINISIKAN  ATURAN  PEMINJAMAN 

Pada  dasarnya,  kita  telah  menentukan  aturan-aturan  peminjaman  di  perpustakaan  kita.    Namun  aturan-aturan  tersebut  masih  bersifat  umum  dalam  arti  tidak  ada  aturan  yang    spesifik.  Sebagaicontohditempatsayabekerjaterdapatberbagaimacamtipeanggota,    di  mana  setiap  anggota  memiliki  aturan  peminjan  yang  berbeda  dari  sisi  jenis  koleksi      dan  juga  hari  termasuk  denda.

 

MENDEFINISIKAN  KELOMPOK  PENGGUNA  DAN  PUSTAKAWAN  &  PENGGUNA  SISTEM 

Aplikasi  SchILS  dapat  digunakan  ​multiuser​,  sehingga  untuk  menghindari  saling  menyalahkan  ketika  bekerja  dengan  aplikasi  ini,  maka  administrator  aplikasi  dapat    membuat  ​group  dan  ​username  yang  berbeda  antara  satu  orang  dengan  orang  lain  yang      bekerja  di  perpustakaan.

Pembagian  kelompok  yang  di  maksud  di  dalam  aplikasi ini adalah kelompok kerja yang sesuai  dengan  ​jobdesk  masing-masing  staf.

ada),  Pustakawan  &  Pengguna  Sistem  pada  SchILS,  maka  secara  umum  aplikasi  ini  sudah  dapat  digunakan  untuk  mengatur  manajemen  operasional    perpustakaan  mulai  dari  pengolahan  koleksi,  layanan  peminjaman  dan  pengembalian,  stockopname​,  hingga  membuat  laporan  statistik  perpustakaan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MENGOLAH KOLEKSI

Setiap perpustakaan tentunya mempunyai visi yang berbeda, namun dapat dipastikan bahwa perpustakaan itu dikatakan berhasil bila banyak digunakan oleh ​user​nya. Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan penggunanya. Oleh karena itu tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan.

Mengolah koleksi adalah kegiatan rutin yang di lakukan oleh pengelola perpustakaan. Kegiatan ini dalam istilah ilmu perpustakaan adalah kegiatan katalogisasi dan klasifikasi. Kegiatan katalogisasi adalah proses pembuatan sarana penelusuran informasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan. Sarana penelusuran informasi di perpusakaan bisa berupa katalog tercetak baik berupabukuataukartumaupunkatalog digital menggunakan alat bantu komputer. Tujuan kegiatan katalogisasi adalah memungkin seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan pengarang, judul, subyek, dan lokasi koleksi tersebut berada.

Aplikasi SchILS dapat dimanfaatkan oleh staf perpustakaan yang ditugaskan untuk mengolah koleksi perpustakaan. Namun sebelum memulai kegiatan mengolah koleksi perpustakaan menggunakan SchILS, staf perpustakaan harus perlu memahami bahwa terdapat 2 (dua) jenis pekerjaan dalam melakukan kegiatan pengolahan koleksi menggunakan SchILS, yaitu:

  1. Katalogisasi;
  2. Inventarisasi.

 

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SCHILS

  1. Mampu memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan

SchILS tidak hanya menyediakan fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi dan OPAC. SchILS menyediakan fasilitas lain seperti manajemen keanggotaan, fasilitas untuk pengaturan perangkat lunak, cetak barcode (baik barcode anggota maupun barcode buku), penyiangan serta fasilitas laporan dan unggah koleksi digital.

  1. Beragam fitur sudah terintegrasi dengan bse dan cerita rakyat dari kemendikbud. artinya schils langsung didistribusikan oleh kemendikbud.

 

 

  1. Instalasi Mudah dilakukan

Sebagai perangkat lunak yang tergolong dalam jenis perangkat lunak berbasis web instalasi SchILS mudah dilakukan, baik itu untuk system operasi windows maupun system operasi linux.

  1. Mampu berjalan di sistem operasi linux maupun windows.

Windows ataupun linux merupakan dua sistem operasi yang familiar digunakan oleh perpustakaan di Indonesia. SchILS mampu berjalan stabil di dua sistem operasi tersebut. Dengan demikian maka perpustakaan pengguna sistem operasi windows maupun linux tidak perlu khawatir tidak dapat menggunakan SchILS karena tidak mampu berjalan disalah satu sistem operasi.

  1. Memiliki dokumentasi yang lengkap

Dokumentasi (modul dan manual) memiliki peranan penting dalam pengembangan sebuah perangkat lunak, termasuk FOSS. Eksistensi dokumentasi akan memudahkan pengguna atau calon pengguna dalam memperlajari sebuah perangkat lunak. Dengan dokumentasi yang lengkap pengguna atau calon pengguna SchILS dapat dengan mudah mempelajari SchILS.

Sedangkan kekurangan dari SchILS sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan berbasis free open source software adalah :

SchILS menyediakan fasilitas upload (unggah) file. Dengan fasilitas ini pengelola perpustakaan dapat menyajikan koleksi digital yang dimiliki perpustakaan, seperti e-book, e-journal, skripsi digital, tesis digital dan koleksi digital lainnya. Namun fasilitas upload file ini tidak dilengkapi dengan pembagian otoritas akses file. Akibatnya setiap koleksi digital yang telah di upload ke dalam SchILS berarti dapat diakses oleh semua orang. Kondisi ini tentu sedikit mengkhawatirkan jika koleksi digital yang diupload adalah skripsi, tesis atau laporan penelitian digital. Skripsi digital, tesis atau laporan penelitian digital dibatasi aksesnya karena koleksi digital jenis rentan dengan masalah plagiasi.