Jan 9

ANALISIS KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA

PT Fastco Bioenergy

Dosen pengampu : Ika Atsari Dewi STP. MP

                                                                                                    Nama               : Khoiru Arrijal

NIM                 : 115100300111016

KELAS              : C

JURUSAN TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN

FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2012

BAB I

Profil Perusahaan

1.1  Profil Perusahaan

PT Fastco Bioenergy merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam industry pengadaan bahan bakar alternatif guna menunjang adanya rencana konversi energy di masa yang akan datang. Peruahaan ini berawal dari keinginan sang pendiri perusahaan yang melihat kondisi yang kurang kondusif dalam hal pengadaan energy  yang ada di Negara ini. Banyak potensi yang dimiliki oleh negara, namun dalam hal energy saja masih belum bisa melakukan swadaya. Sebuah kenyataan yang kurang pas memang dimana potensi yang sangat melimpah namun sumber daya dan kebijakannya belum mampu untuk mengoptimalkannya. Menganalisa dari fakta-fakta yang ada maka perusahaan ini berkomitmen untuk menyediakan sumber bahan bakar alternatif agar tak ada lagi kendala dalam hal bahan bakar. Perusahaan yang belum lama berdiri ini memiliki 470 karyawan dengan 500 hektar lahan sebagai suplaier bahan baku produksi dengan dan juga kerjasama dengan beberapa kelompok petani membuat ketahanan produksi dari perusahaan akan sulit tergoyahkan. Lokasi dari perusahaan yang berada di pulau jawa yaitu di daerah kabupaten pacitan yang memang masih asri dengan masih banyaknya gunung dan alamnya juga cukup terjaga sehingga mendukung produksi bahan bakar alternatif yang bertemakan go green energy.

1.2 Visi dan Misi

Visi dari perusahaan Bioenergy adalah menajadi perusahaan penyedia bahan bakar alternative di Indonesia, serta menjadi produsen serta pemasok tunggal bioenergy.

Misi dari perusahaan ini adalah pengusahaan sektor bahan bakar alternative  dengan berwawasan lingkungan, sehat dan mengutamakan keselamatan serta keunggulan

 

BAB II

STRUKTUR ORGANISASI DAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA

2.1  Struktur Organisasi


2.2  Tabel Kebutuhan Jabatan

No Jabatan Jumlah
1 Direktur Utama 1
2 Direktur Pemasaran 1
3 Direktur Keuangan 1
4 Direktur Produksi 1
5 Direktur Pengembembangan 1
6 Sekretars Ketua 1
7 Skretaris Staff 5
8 Bendahara Ketua 1
9 Bendahara Staff 3
10 Manajer Pemasaran 1
11 Staff Departemen Pemasaran 16
12 Manajer Public Relation 1
13 Staff Departemen Public Relation 16
14 Manajer Quality Control 1
15 Staff Departemen Quality Control 16
16 Manajer Supplay chain 1
17 Staff Departemen Supplay Chain 16
18 Manajer Human Resource and Development 1
19 Staff Departemen Human Resource and Development 20
20 Staff Ahli 26
21 Kepala Keamanan 1
22 Staff Departemen keamanan 40
23 Karyawan Umum 50
24 Pekerja Lapangan 250
Total 470

 

BAB III

JOB DESCRIPTION DAN JOB SPECIFICATION

3.1 Job Description

  1. Direktur Utama

Direktur utama bertugas:

Memimpin pelaksanaan perseroan untuk kepentingan dan tujuan perusahaan sesuai dengan Anggaran Dasar dan Rumah Tangga Perusahaan Menjadi koordinator dari seluruh anggota Direksi yang lain dalam melaksanakan tugas dan wewenang Direksi yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar. Membawahi Staf Ahli sebagai Departement Pengawas Senior.

  1. Direktur Pemasaran

Menjadi koordinator dari seluruh anggota Direksi bawahan dalam melaksanakan tugasnya serta melakukan evaluasi pada departemen pemasaran. Membawahi Departement Pemasaran dan Departement Public Relation.

  1. Direktur Keuangan

Menjadi koordinator dari seluruh anggota Direksi bawahan dalam melaksanakan tugasnya. Membawahi Sekretaris dan Bendahara

  1. Direktur Produksi

Menjadi koordinator dari seluruh anggota Direksi bawahan dalam melaksanakan tugasnya. Membawahi Departement Quality Control dan Departement Supply Chain.

  1. Direktur Pengembangan

Menjadi koordinator dari seluruh anggota Direksi bawahan dalam melaksanakan tugasnya. Membawahi Departement Human Resource Development dan Departement Keamanan.

  1. Sekretaris Ketua

Menjadi koordinator dari urusan administrasi perusahaan serta melakukan inventarisasi surat menyurat yang ada dalam perusahaan.

  1. Sekretaris Staf

Membantu kinerja dari administrasi perusahaan.

  1. Bendahara Ketua

Menjadi koordinator dari urusan keuangan regulasi perusahaan, serta melakukan manajemen keuangan yang ada dalam perusahaan.

 

  1. Bendahara Staf

Membantu kinerja kepengurusan regulasi keuangan perusahaan.

  1. Manajer Departement Pemasaran

Menjadi koordinator urusan yang perencanaan, mengkordinir dan mengevaluasi setiap hal yang berhubungan dengan pemasaran.

  1. Staf Departement Pemasaran

Membantu kinerja kepengurusan pemasaran serta sebagai subyek yang melakukan kegiatan promosi dengan pihak-pihak terkait.

  1. Manajer Departement PR ( Public Relation )

Menjadi koordinator urusan Public Relation (Hubungan Masyarakat) serta merencanakan strategi komunikasi dengan para masyarakat.

  1. Staf Departement PR

Membantu kinerja dari urusan Public Relation dan membangun komunikasi yang baik dengan masyarakat guna membantu perusahaan dalam membangun paradigm yang baik dalam fikiran masyarakat.

  1. Manajer Departement QC ( Quality

Menjadi koordinator urusan QC, serta membuat standar yang pasti terhadap proses produksi mulai dari bahan baku hingga produk sampai ke tangan konsumen.

  1. Staf Departement QC

Membantu kinerja dari Departement QC serta melakukan control untuk segala pelaksanaan kebijakan dari departemen QC.

  1. Manajer Departement SC ( Supplay Chain )

Menjadi koordinator urusan SC serta membuat SOP (System operational procedure) atas kualitas bahan baku yang di pakai untuk produksi.

  1. Staf Departement SC

Membantu urusan Departement SC serta menjadi seorang yang menjembatani manajer SC untuk melakukan kordinasi dengan karyawan yang ada dilapangan.

  1. Manajer Departement HRD

Menjadi koordinator urusan HRD, merencanakan, menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi tentang system human development dan menjadi motor dari system pengembangan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan.

  1. Staf Departement HRD

Membantu urusan manajer HRD untuk melaksanakan System human development guna terbentuknya sumber daya yang produktif dan loyal terhadap perusahaan serta mempunyai etika yang baik dalam bekerja.

  1. Staf Ahli

Mengawasi jalannya segala kegiatan produksi perusahaan terhadap seluruh pegawai dan memberikan Training on The Job kepada orang-orang yang ingin belajar kepada perusahaan tersebut.

  1. Kepala Departement Keamanan

Menjadi koordinator urusan keamanan serta bertanggung jawab atas keamanan yang ada dalam perusahaan.

  1. Staf Departement Keamanan

Membantu pengamanan pabrik serta perkebunan yang menjadi wilayah dari perusahaan.

 

 

  1. Karyawan Umum

Membantu mengurusi jalannya produksi dan perawatan/pelayanan perusahaan serta membantu dalam menajankan tugas sesuai job description yang ditempati.

  1. Pekerja Lapangan

Melakukan perawatan dan pelaksanaan segala kegiatan yang berkaitan dengan budidaya serta proses panen diperkebunan produksi.

3.2  Job Specification

  1. Direktur Utama

Minimal berpendidikan S3 dan terbukti keloyalannya terhadap perusahaan. Direkommendasikan minimal 30% dari jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan. Minimal sudah bekerja 15 tahun di perusahaan dan telah mengerti seluk-beluk perusahaan.

  1. Direktur Pemasaran

Minimal berpendidikan S3 dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang pemasaran dengan baik dan berjiwa kepemimpinan.

  1. Direktur Keuangan

Minimal berpendidikan S3 dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang ekonomi dengan baik dan berjiwa kepemimpinan.

  1. Direktur Produksi

Minimal berpendidikan S3 dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang manajemen SDM dan berjiwa kepemimpinan.

  1. Sekretaris Ketua

Minimal berpendidikan S2 dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang administrasi dan berjiwa kepemimpinan.

  1. Sekretaris Staf

Minimal berpendidikan S1 dan loyal terhadap perusahaan.

  1. Bendahara Ketua

Minimal berpendidikan S2 dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang ekonomi dan berjiwa kepemimpinan.

 

  1. Bendahara Staf

Minimal berpendidikan S1 dan loyal terhadap perusahaan.

  1. Manajer Departement Pemasaran

Minimal berpendidikan S2 dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang pemasaran dan berjiwa kepemimpinan.

  1. Staf Departement Pemasaran

Minimal berpendidikan S1 dan loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang pemasaran.

  1. Manajer Departement PR

Minimal berpendidikan S2 dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang Komunikasi dan berjiwa kepemimpinan.

  1. Staf Departement PR

Minimal berpendidikan S1 dan loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang Komunikasi.

  1. Manajer Departement QC

Minimal berpendidikan S2 dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang Teknologi Pangan dan berjiwa kepemimpinan.

  1. Staf Departement QC

Minimal berpendidikan S1 dan loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang Teknologi Pangan.

  1. Manajer Departement SC

Minimal berpendidikan S2 dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang Manajemen Rantai Pasok dan berjiwa kepemimpinan.

  1. Staf Departement SC

Minimal berpendidikan S1 dan loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang Manajemen Rantai Pasok.

  1. Manajer Departement HRD

Minimal berpendidikan S2 dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang Manajemen SDM dan berjiwa kepemimpinan.

  1. Staf Departement HRD

Minimal berpendidikan S1 dan loyal terhadap perusahaan. Menguasai bidang Manajemen SDM.

 

  1. Staf Ahli

Berjiwa kepemimpinan dan loyal terhadap perusahaan. Mengetahui seluk beluk perusahaan dan berpengalaman berkarier minimal 25 tahun.

  1. Kepala Departement Keamanan

Minimal berpendidikan SMA dan terbukti loyal terhadap perusahaan. Berjiwa kepemimpinan dan memiliki sertifikat pelatihan Keamanan atau yang sejenis.

  1. Staf Departement Keamanan

Minimal berpendidikan SMA dan loyal terhadap perusahaan. Memiliki sertifikat pelatihan Keamanan.

  1. Karyawan Umum

Minimal berpendidikan SMA/sederajat.

  1. Pekerja Lapangan

Minimal berpendidikan SMA/ Sederajat, siap kerja didaerah perkebunan, serta jujur dan berdedikasi tinggi.

 

BAB IV

PEREKRUTAN DAN SELEKSI

4.1  Jabatan yang Dibahas

Sebuah posisi ( jabatan ) dalam suatu perusahaan merupakan sebuah kepercayaan perusahaan atas kinerja maupun kemampuan yang dimiliki oleh orang tersebut. Dalam perusahaan ini terbagi menjadi banyak department sehingga tugas dan tanggung jawab yang diembannya pun cukup spesifik namun tetap saling berhubungan antara satu departement dengan departement yang lainnya. Karena  suatu department dalam perusahaan sangatlah vital fungsinya bagi perusahaan, apabila tidak saling berkesinambungan kinerjanya maka akan terjadi kepincangan dalam perusahaan tersebut. Human resources merupakan salah satu bagian terpenting dalam perusahaan, karena mengatur asset yang menjadi jantung utama yaitu Sumber Daya Manusia ( SDM ). Dalam situasi krisis, dimana segala sesuatu berubah dengan cepatnya seperti saat ini, departemen human resources perlu membekali diri dengan beberapa survival skill yang memadai.

Manajemen sumber daya manusia atau manajemen HRD merupakan system yang menangani masalah seputar karyawan yang menangani masalah seputar sumber daya manusia yang menunjang aktivitas dan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut secara maksimal. Manajemen sumber daya manusia dapat pula diartikan sebagai procedure yang berkelanjutan dengan bertujuan untuk memasok suatu perusahaan atau organisasidengan orang-orang yang tepat pada posisi dan jabatan yang tepat dalam suatu perusahaan. Fungsi pertama dari manajemen HRD adalah pengadaan sumber daya manusia. Kedua pengembangan dan evaluasi karyawan dengan memaksimalkan peran dari training. Ketiga adalah kompensasi dan proteksi untuk setiap perilaku dari karyawan dan untuk melindungi karyawan atas segala haknya di perusahaan. Seorang manajer HRD dalam melaksanakan fungsinya harus berdasarkan garis besar haluan perusahaan yang ditempati yaitu mulai dari perencanaan sumber daya manusia, pengorganisasian, pengarahan, pengendalaian, recruitment, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian hubungan kerja.

Beberapa kompetensi utama yang mutlak dimiliki oleh mereka yang berada di departemen HRD. Pertama strategic thinking yang merupakan kemampuan essensial yang harus dimiliki oleh praktisi dari HR. bahkan bagi mereka yang berada dilevel eksekutif kompetensi ini merupakan kompetensi yang krusial karena seorang pemimpin HR harus dapat menterjemahkan strategi perusahaan dalam bentuk praktik dan kebijakan dari departemen yang tepat. Kedua yaitu effective management of change yang dimaksudkan agar seorang praktisi dari HR dapat mengelola perubahan yang terjadi di oraganisasi secara effektif. Selain itu juga harus dapat memberikan jaminan kepada karyawan untuk terciptanya komunikasi yang tepat dan positif mengenai perubahan yang terjadi dalam internal perusahaan maupun eksternal perusahaan yang dapat mempengaruhi dinamika dalam perusahaan tersebut sehingga dapat menjembatani perbedaan apapun yang ada dalam perusahaan. Ketiga business knowledge menjadi penting karena praktik yang dilakukan serta kebijakan dari HR yang diterapakan sudah tentu akan mempengaruhi bisnis dari perusahaan. Business knowledge diperoleh dari learning  baik dari training maupun otodidak serta diskusi dan tukar pikiran melalui forum internal maupun eksternal. Keempat influencing and political skills yang merupakan konotasi negative untuk meyakinkan seseorang tentang apa yang menjadi pemikirannya. Disini kemampuan ini digunakan untuk memahami orang lain dalam pekerjaan dan untk mempengaruhi orang lain dalam hal yang positif demi tercapainya tujuan dari perusahaan.

 

4.2  Recruitment

Recruitment adalah salah satu kegiatan yang penting dalam suatu perusahaan. Karena sangat menentukan bagaimana karyawan sumberdaya manusia yang ada dalam perusahaan. Proses recruitment dalam perusahaan saat ini dilakaukan dengan dua metode yaitu dengan metode terbuka dan metode tertutup. Dalam perusahaan ini melakukan recruitment  dengan metode terbuka dan tertutup. Hal ini didasari akan kebutuhan sumber daya manusia yang selalu berubah di setiap perubahan waktunya. Untuk staff di masing-masing Departement dilakukan dengan metode terbuka untuk mengambil sebanyak-banyaknya potensi sumber daya manusia yang belum terwadahi potensinya dalam sebuah perusahaan. Pelaksanaan recruitment ini dilakukan setiap 2 tahun sekali namun apabila dibutuhkan dengan mendesak akan dilakukan recruitment dengan waktu dibutuhkannya sumber daya manusia tersebut. Para calon karyawan yang ingin bergabung dengan perusahaan disyaratkan untuk memenuhi persyaratan adminstrasi yang dibutuhkan, seperti menulis lamaran atas lowongan pekerjaan yang ditwarkan perusahaan, serta melampirkan segala berkas-berkas penunjang penilaian dari pihak perusahaan. Recruitment dengan metode tertutup dilakukan oleh perusahaan dengan melakukan promosi maupun demosi atas karyawan yang dinilai pantas untuntuk mendapatkan kedua hal tersebut. Hal ini dilakukan untuk meminimallisir biaya yang dilakukan untuk recruitment dan juga untuk meningkatkan loyalitas dari karyawan karena kinerjanya dihargai dengan promosi yang diberikan.

4.3  Seleksi

seleksi adalah proses dimana perusahaan melakukan penilaian terhadap potensi sumber daya manusia yang mempunyai hasrat yang untuk bergabung dengan perusahaan. Seleksi dilakukan untuk mementukan siapa yang paling tepat untuk dari sejumlah potensi yang mengajukan dirinya kedalam perusahaan. Seleksi ini dilakukann dengan beberapa kegiatan untuk mengetahui lebih detail tentang kemampuan dan kepribadian dari potensi sumber daya manusia yang melakukan lamaran pekerjaan di perusahaan. Seleksi pertama yang dilakukan adalah seleksi administrasi dengan menyeleksi kelengkapan administrasi yang lampirkan oleh pelamar pekerjaan. Setiap ketidak lengkapan persyaratan akan menjadi sebuah penilaian yang kurang baik atas pelamar tersebut. Selesksi yang kedua adalah seleksi ujian tes bahasa inggris dan pengetahuan umum ( tentunya seputar ruang lingkup dari perusahaan ). Seleksi yang ketiga adalah seleksi tes kesehatan untuk memastiakan bahwa pelamar merupakan orang yang benar-benar sehat dan terbebas dari penyakit yang dapat menghambat kinerjanya nanti dalam perusahaan. Seleksi yang selanjutnya adalah seleksi tes psikotest sebagai acuan untuk melihat bagaimana pribadi dari calon karyawan yang melakukan lamaran pekerjaan. Semua hasil dari tes tersebut kemudian di analisa dan dilakukan seleksi terhadap hasil yang diperoleh, calon karyawan mana yang mempunyai kompetensi dan kondisi yang memenuhi persyratan untuk menjadi bagian dari perusahaan. Seleksi yang terakhir adalah wawancara yang dilakukan oleh beberapa manajer guna mengetahui cara komunikasi dan kompetensi dalam hal speak up. Dalam hal ini untuk menjadi seorang manajer HRD memang harus dilakukan seleksi atas segala potensi yang ada baik dari dalam internal perusahaan maupun dari eksternal perusahaan. Disini perusahaan sangat mengutamakan potensi sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan untuk dilakukan seleksi menjadi seorang calon manajer HRD. Hal ini dikarenakan sudah diketahuinya komponen-komponen yang dibutuhkan oleh perusahaan apabila yang diseleksi merupakan karyawan dari dalam perusahaan selain itu juga untuk promosi bagi karyawan yang memiliki kinerja baik dan mempunyai kompetensi yang sesuai dengan standar minimum seorang manajer HRD. Apabila dari dalam perusahaan dinilai masih kurang ada yang berkompeten untuk menjadi manajer HRD. Proses seleksi yang dilakukan adalah dengan menyeleksi calon pelamar dari manajer HRD dengan mempertimbangkan kompetensi dan pengalaman dalam hal manajemen sumber daya manusia. Prosesnya hamper sama dengan proses penerimaan karyawan baru namun materi yang diberikan dalam tes lebih spesifik kepada hal-hal yang terkait manajemen sumber daya manusia.

 

BAB V

PLACEMENT DAN REPLACEMENT

5.1 Placement

Penempatan Tenaga Kerja adalah proses pelayanan kepada pencari kerja untuk memperoleh pekerjaan dan pemberi kerja dalam pengisian lowongan kerja sesuai dengan bakat, minat dan kemampuan. penempatan disini maksudnya bukan untuk karyawan baru saja tetapi juga berlaku untuk karyawan lama yang dirasa memiliki kemapuan untuk menempati posisi atau jabatan tertentu. Dengan kata lain kita dapat melakukan promosi jabatan untuk karyawan yang lama untuk memikul tanggung jawab yang lebih besar, tingkatannya dalam hirarki jabatan lebih tinggi dan penghasilannya akan lebih besar pula. Bagi perusahaan juga memperoleh keuntungan dari hal ini karena semakin banyak karyawan ingin memperoleh jabtan tersebut dan berpacu untuk memdapatkannya. Penghargaan kepada seseorang jauh lebih berharga, karena setiap orang ingin dihargai. Kriteria utama dalam mempertimbangkan seseorang untuk dipromosikan untuk menempati jabatan manajer HRD yaitu prestasi kerja dan senioritas. Promosi yang didasarkan pada prestasi kerja menggunakan hasil penilaian atas hasil karya yang sangat baik dalam promosi atau jabatan sekarang.Dan juga perlu adanya analisis yang matang terhadap kemampuan seseorang dan mengenai potensi yang bersangkutan. Sedangkan promosi yang didasarkan kepada senioritas adalah dihitung dari lamanya bekerja.

5.2 Ketentuan-Ketentuan dalam Placement dan Replacement

Dalam melakukan kegiatan placement maupun replacement terdapat beberapa pertimbangan yang nanatinya akan menentukan bagaimana sistem dari placement dan replacement itu sendiri. Karena memang proses ini sangatlah krusial karena akan menentukan bagaimana kondisi perusahaan dimasa yang akan datang dengan struktur organisasi yang telah tercipta dari proses ini. Pertimbangan yang mempengaruhi placement maupun replacement adalah  faktor pendidikan, usia, ketrampilan dalam bekerja, kepemimpinan dan pengalaman kerja. Faktor pendidikan adalah hal utama dalam hal placement maupun replacement karena mempengaruhi bagaimana tingkat pengetahuan seseorang yang ada di dalam perusahaan. Dengan semakin tinggi jenjang pengetahuan yang dimiliki maka akan mempunyai kesempatan yang lebih lebar untuk menjadi seorang manajer HRD. Disisi lain usia juga merupakan hal yang sangat dipertimbangkan, karena nantinya kana mempengaruhi investasi sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan. Dalam hal ini usia yang dianjurkan untuk menjadi seorang manajer HRD adalah antara usia 36 – 45 tahun. Karena dirasa rentan waktu ini yang merupakan kondisi dimana sesorang mencapai tingkat kematangan dalam hal pemikirannya. Faktor pengalaman kerja pun juga menjadi hal yang krusial dalam hal placement maupunt replacement dalam perusahaan. Ketika seorang yang menjadi calon manajer HRD apabila tidak mempunyai pengalaman dalam hal manajemen sumber daya manusia maka akan menambah beban dari perusahaan karene harus melakukan berbagai training untuk memberi pengetahuan tentang manajemen sumber daya manusia mulai dasar hingga standar kompetensi yang dibutuhkan untuk menjadi seorang manajer HRD terpenuhi. Sangatlah diutamakan seorang manajer HRD mempunyai pengalaman bekerja minimal 10 tahun dan di utamakan pengalaman dalam hal manajemen sumber daya manusia. Untuk replacement haruslah mempunyai pengalaman di department HRD karena nantinya akan mempengaruhi bagaimana sistem yang akan dipakai dalam hal manajemen sumber daya manusia. Selain itu juga akan mempermudah dalam hal pengembangan dari sistem manajemen SDM karena sudah mengetahui seluk beluk permasalahan dan kebutuhan SDM yang ada diperusahaan serta dapat memberikan solusi atas segala tantangan yang akan dihadapi perusahaan dibidang pengembangan sumber daya manusia.

BAB VI

ORIENTASI

 

Orientasi merupakan kegiatan yang dilaksanakan dengan maksud untuk memperkenalkan tenaga kerja baru dengan tenaga kerja lama atau manajemen secara menyeluruh sesuai dengan hirarkhi perusahaan. Dalam masa orientasi atau masa perkenalan kepada tenaga kerja baru diberikan gambaran atau kesan yang baik tentang perusahaan. Orientasi merupakan suatu proses untuk mengetahui dan mengenal tempatnya dalam totalitas hubungan pekerjaan, ruang lingkup perusahaan, dan berbagai macam kebijakan perusahaan yang harus ditaati oleh tenaga kerja baru. Program orientasi sangat penting dilakukan pada tenaga kerja baru, karena merupakan suatu proses penyesuaian diri terhadap ruang lingkup kerja di perusahaan. Proses orientasi dilakukan selama 3 bulan setelah penandatanganan kontrak kerja dan dilakukan didalam perusahaan sehingga dapat melakuakan peninjauan langsung atas kondisi dari perusahaan dan dinamika kerja yang ada dalam perusahaan. Orientasi yang dilakukan yaitu dengan mengenalkan sistem manajemen sumber daya manusia yang telah di pakai dalam perusahaan serta mensosialisasikan tantangan yang harus dihadapi oleh seorang manajer HRD dalam membentuk manusia yang kompetitif dan solutif sehingga dapat mensukseskan tujuan dari perusahaan. Bentuk orientasi yang dilakukan yaitu dengan informal talks dan tour of the facilities. Karena  untuk meminimalisir dana untuk orientasi serta mengenalkan fasilitas penunjang yang ada di dalam perusahaan yang dapat di pakai dan juga standar yang harus dipenuhi untuk mengimbangi fasilitas yang ada di perusahaan. Untuk mengevaluasi orientasi yang dilakukan maka akan evaluasi setiap 2 minggu sekali untuk mengetahui bagaimana sistem orientasi yang dilakukan apakah berjalan dengan sukses ataukah ada yang perlu dibenahi dan diganti. Evauasi yang dilakukan dengan menggunakan sistem wawancara (analisa masalah dan solusi dari permaslahan yang ditemui saat orientasi berlangsung) dan post test di setiap akhir bulannya. Dengan metode seperti ini diharapkan manajer dapat lebih cepat melakukan adaptasi dengan jabatan serta lingkungan kerjanya.

BAB VII

TRAINING

 

Training merupakan sebuah cara untuk meningkatkan kompetensi dari seseorang guna mempermudah mencapai tujuan dari organisasi. Training dapat dilakukan dengan dua metode yaitu on the job training dan off the job training. Dalam perusahaan ini di pakai metode off the job training.  Tujuan Pelatihan (training) yang dilakukan oleh perusahaan adalah:

  • Meningkatkan kemampuan peserta dalam menganalisa efektifitas kegiatan dan kebijakan HRD yang berlaku beserta langkah-langkah prefentif dalam peningkatannya
  • Membekali peserta dengan teknik penyusunan prosedur kebijakan dalam operasional HRD
  • Meningkatkan kompetensi peserta dalam mengelola HRD secara efektif dan produktif.

Pelatihan ini menggunakan metode ceramah dalam memahami konsep, dan latihan / studi kasus dalam mendalami teknik aplikasinya. Para peserta juga akan dibimbing dalam membuat action plan untuk menentukan rencana yang akan diterapkan setelah kembali ke tempat kerja masing-masing. Pokok-Pokok Bahasan yang ada di dalam training adalah :

  1. Analisis Hubungan Kerja – Pekerja – Lingkungan Kerja dan Peraturan Ketenagakerjaan
    Pada sesi ini akan dibahas hal-hal yang berkaitan dengan:
  • “Human Resources” Relationship
  • Landasan Penyusunan Peraturan Perusahaan
  • Kesepakatan Kerja dan Kontrak Kerja
  • Keberadaan Serikat Pekerja
  1. Analisis Organisasi Perusahaan dan Job Description sebagai Dasar Penyusunan SOP HRD.

Pada sesi ini akan dibahas berbagai hal yang meliputi:

  • Struktur Organisasi dan Sistematika Administrasi Kerja
  • Job Description dan Job Requirement
  • Dasar-dasar Penyusunan SOP HRD
  • Kebijakan/Prosedur dalam Penerimaan Karyawan
  • Kebijakan/Prosedur dalam Penentuan Klasifikasi Golongan Pangkat dan Jabatan
  1. Workshop Penyusunan SOP HRD
    Pada bagian ini peserta akan dibimbing dalam menyusun SOP HRD, yang meliputi antara lain:
  • Kebijakan/Prosedur dalam Penentuan Skala dan Struktur Penggajian
  • Kebijakan/Prosedur yang Mengatur Perencanaan Karir
  • Kebijakan/Prosedur dalam Penetapan Hari Kerja-Waktu Kerja dan Lembur
  • Kebijakan/Prosedur Mengenai Bantuan Kesehatan
  • Kebijakan/Prosedur yang Terkait dengan Cuti
  • Kebijakan/Prosedur yang Mengatur Disiplin dan Tindakan In-disipliner
  • Kebijakan/Prosedur yang Berkaitan dengan Penilaian Kinerja Karyawan
  • Kebijakan/Prosedur Mengenai Pendidikan dan Pelatihan Karyawan
  • Kebijakan/Prosedur Mengenai Etika Bisnis.
  • Penyimpangan Pelaksanaan Pedoman Kerja SDM dan Tata Cara Perubahan dalam SOP HRD.

Metode training ini dipilih karena dirasa yang paling ebvektif untuk mengembangkan kemampuan manjerial dari manajer HRD. Sasaran dari training ini adalah untuk mengembangkan kompetensi diaspek kognitif dan juga afektif. Disini kemampuan psikomotorik tidak dimasukkan dalam training karena dirasa dapat di kembangkan sendiri dari pribadi seorang manajer HRD. Evaluasi atas pelatihan yang dilakukan dilakukan dengan post test dan ujian wawancara terkait materi training dan juga analisa permasalahan serta praktik dalam pelaksanaan materi seperti pembuatan SOP dan praktik-praktik yang lain.

 

BAB VIII

CAREER PLANNING AND DEVELOPMENT

  1. Career Planning

Career planning merupakan salah satu hal yang penting dalam suatu perusahaan karena nantinya akan menentukan keberlangsungan perusahaan hingga masa yang tidak diketahui. Oleh karenanya dalam pelaksanaannya harus dilakukan dengan sangat teliti dan bijaksana sehingga mampu mencapai goal yang diinginkan oleh perusahaan. Penentuan perencanaan pekerjaan bukanlah hal ang mudah karena harus sesuai dengan minat dan bakat dari sumber daya manusia yang ada. Perencanaan ini akan selalu melibatkan objek perencanaan sumber daya manusia sehingga perencanaan career yang telah di bangun dapat silaksanakan dengan baik dan juga dukungan dari semua pihak yang terkait dalam perencanaan sumber daya manusia. Untuk memenuhi kriteria dari seorang manajer HRD maka harus lah banyak hala yang dikakukan sebagai prasyarat agar dapat menduduki posisi dalam perusahaan. Seperti berapa banyak seminar atau training dalam hal manajemen sumber daya manusia, jenjang pendidikan yang harus ditempuh, posisi staf yang harus di duduki sebelum menjadi manajer semuanya harus di rencanakan dengan seksama dan penuh pertimbangan sehingga tujuan dapat dicapai dengan sukses.

  1. Career Path

Setelah direncanakan dengan matang maka tinggal melaksanakan sesuai dengan apa yang telah ada. Disinilah bagian yang sangat penting dalam pelaksanaan analisa kebutuhan sumber daya manusia dala suatu perusahaan. Karena kondisi realita yang ada memang belum tentu sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Dalam hal ini jalur karir yang di tempuh untuk menjadi seorang manajer HRD adalah pertama adalah menjadi seorang staff dari departemen produksi. Hal ini dimaksudkan agar dari awal orang yang nantinya diproyeksikan sebagai seorang manajer HRD mengethuin seluk beluk perusahaan dan system produksi hingga dia mampu untuk menghafal dan memahami dengan bauk aspek-aspek yang dibutuhkan dalam departemen tersebut, tentunya lebih focus kepada penanganan sumber daya manusia yang ada disana. Setelah dirasa  ilmu tentang kebutuhan yang ada disana, maka nantinya akan dipindah ke departemen PR (public relation). Perpindahan yang dilakukan ini dimaksudkan agar orang tersebut dapat mempelajari cara membangun komunikasi yang baik dengan orang lain agar nantinya dapat melakukan komunikasi yang baik dengan sesame karyawan yang ada dalam perusahaan maupun dengan orang lain yang ada di luar perusahaan. Setelah itu masuk ke departemen HRD sebagai staff ahli dalam departemen tersebut untuk mempelajari mekanisme kerja dari departemen HRD yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Setelah beberapa tahun berkarir di departemen HRD maka akan di promosikan menjadi manajer HRD.

 

  1. Career Development

Dalam mencapai sebuah tujuan yang besar maka diperlukan metode / strategi yang jitu agar nantinya mampu untuk mencpainya sesuai dengan harapan yang telah ada. Sebagi sebuah perusahaan yang bergerak dalam sector bioenergy maka sangatlah wajar apabila kebutuhan sumber daya manusia sangatlah penting. Hal ini dikarenakan apabila sumber dayanya belum mampu untuk bekerja sesuai sandar perusahaan maka akan mengganggu stabilitas dari perusahaan tersebut. Untuk melancarkan sebuah program career planning pastilah ada yang namanya training. Training dimaksudkan adalah dalam bentuk pelatihan yang dapat menunjang atau membantu dalam hal penyelesaian maslah dalam pekerjaan. Training yang di perisapkan untuk seorang manajer HRD maka sangatlah perlu dimatangkan benar-benar perencanaannya supaya training yang dilakukan bukan hanya sebagai sebuah formalitas namun juga sebagai media untuk bersosialisasi terhadap dinamika yang ada dalam perusahaan tersebut. Trainingnya adalah mulai dari aspek kognitif, afektif dan juga psikomotorik dari karyawan. Pelatihan tentang manajemen waktu, pressure and error training, serta training komunikasi merupakan training yang wajib ada dalam sebuah perusahaan. Training yang disarankan untuk seorang calon manajer HRD selain training yang di sebutkan diatas adalah pelatihan analisis karakter individu, training strategi, training komunikasi, training etika dan norma kesusilaan, doktrinasi kepada seluruh warga perusahaan bahwa perusahaan tersebut milik bersama, dalam artian bahwa mereka juga punya andil untuk melakukan kritik maupun saran yang membangun demi terlaksananya iklim perusahaan yang kondusif.

 

BAB IX

PERFORMANCE APPRAISAL

 

Penghargaan atas kinerja yang baik dari dari masing-masing orang yang ada di dalam perusahaan adalah merupakan kewajiban dari perusahaan. Hal ini dilakukan agar pegawai maupun orang-orang yangh ada dalam perusahaan merasa kinerjanya dihargai, sehingga memunculkan motivasi untuk meningkatkan kinerja yang baik serta produktivitas dalam bekerja. Performance apparsial atas  kinerja yang baik akan diberikan promosi maupun transfer sebagai imbalan atas kontribusinya yang positif terhadap perusahaan. Selain itu performance apprasial dapat di jadikan sebagai pemicu semangat kompetisi dalam perusahaan. Performance appraisal juga menyediakan feedback tentang efektivitas fungsi manajemen personalia. Proses penilaian ini berfungsi sebagai quality control. Terlalu banyak karyawan yang berprestasi buruk mencerminkan adanya kesalahan pada satu atau beberapa fungsi manajemen personalia. Manajemen personalia perlu memonitor hasil – hasil penilaian tersebut, karena hasil tersebut dapat menjadi barometer fungsi manajemen personalia secara keseluruhan. Perancangan System Penilaian Kinerja Karyawan Setelah didapatkan bobot kriteria kompetensi umum, maka dirancang Sistem Penilaian Kinerja Karyawan yang mampu mengurangi kelemahan dan memberikan kemudahan jika dibandingkan dengan skala penilaian pada sistem penilaian kinerja karyawan sebelumnya. Hal ini akan memudahkan penilai untuk memberikan nilai kepada karyawan secara lebih obyektif. Adapun skala penilaian yang diusulkan adalah berdasarkan metode penilaian Rating Scales.

Skala Penilaian Keterangan
1 Tidak Memuaskan
2 Perlu Perbaikan
3 Memenuhi Harapan
4 Melebihi Harapan
5 Luar Biasa

System ini dilakukan dengan berdasarkan kerjasama dalam satu departemen. Karena penilaiannya secara berkelompok, apabila seorang manajer HRD mampu mengkondisikan departemen dan karyawannya untuk mempunyai tingkat kinerja yang baik maka akan diberikan insentif untuk manjer maupun karyawannya. Sehingga dalam perusahaan menuntut kekompakan dari masing – masing departemen, terutama dalam pembahasan ini adalah departemen HRD. Penilainya merupakan orang –orang yang ditunjuk secara acak dari departemen lain serta para jajaran top manajemen. Dengan ini dapat mengurangi penilaian yang kurang obyektif karena subyek yang melakuykan penilaian adalah orang-orang yang dipilih secara acak dan mereka tidak memiliki hubungan yang pribadi dengan departemen yang dinilai.

BAB X

KOMPENSASI DAN BALAS JASA

 

Perusahaan tidak dapat dipisahkan dengan karyawan, karena karyawan merupakan elemen terpenting dalam suatu perusahaan sebagai pelaksana dalam setiap kegiatan. Modernisasi dalam bidang industri hampir menyisihkan karyawan, namun demikian karyawan akan tetap dibutuhkan oleh perusahaan, sebab tanpa karyawan suatu perusahaan mustahil dapat berjalan dengan sendirinya. Karyawan selalu terlibat dalam setiap proses manajemen maupun operasional dalam sebuah perusahaan. Gambaran tersebut menunjukkan betapa pentingnya arti karyawan bagi perusahaan, sehingga pihak perusahaan dituntut untuk memberikan perhatian yang serius terhadap masalah-masalah yang berkaitan dengan tenaga kerja. Bentuk penghargaan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan adalah berupa pemberian kompensasi, yang diharapkan dapat merangsang semangat kerja karyawan. Terdapat beberapa factor yang menjadi pertimbangan untuk merancang imbalan finansial khususnya gaji seperti:

  1. Keadilan

Penggajian yang dirancang perlu mempertimbangkan azas keadilan. Konsep keadilan dalam hal ini berkaitan dengan input-income, input atau masukan antara lain meliputi pengalaman/masa kerja, senioritas , jejang pendidikan, keahlian, beban tugas, prestasi dan lain sebagainya., sedangkan income/hasil adalah imbalan yang diperoleh pekerja.

  1. Kemampuan Organisasi

Organisasi jangan memaksakan diri untuk memberikan gaji di luar kemempuannya, karena hal itu dapat membahayakan organisasi, yang pada gilirannya juga akan merugikan pekerja itu sendiri.

  1. Mengaitkan dengan prestasi

Untuk bidang tertentu dalam organisasi dimana prestasinya dapat diukur dengan mengaitkan secara langsung antara gaji dengan prestasi masing-masing pekerja.

  1. Peraturan Pemerintah

Penggajian harus memperhatikan peraturan pemerintah, seperti misalnya ketentuan tentang Upah Minimum Regional. Idealnya, gaji yang diberikan organisasi di atas ketentuan pemerintah. Gaji memadai yang diterima oleh pekerja akan menimbulkan ketentraman dalam bekerja dan mereka tidak akan berperilaku macam-macam.

  1. Kompetitif

Penggajian yang dirancang hendaknya memperhatikan gaji yang dilakukan oleh organisasi lain dalam industri yang sama. Menentukan tarif yang lebih tinggi dari organisasi lain yang sejenis akan mampu menarik orang-orang yang berkualitas masuk ke dalam organisasi, yang pada gilirannya akan meningkatkan laju perkembangan organisasi.

Pembayaran gaji dilakukan setiap satu bulan sekali dimana karyawan menerima gaji berdasarkan tingkat jabatan, golongan, dan kontribusinya bagi perusahaan. Pembayaran gaji yang merupakan wujud kompensasi langsung  diharapkan mampu mewujudkan usaha dalam mempertahankan dan memotivasi karyawan agar bersemangat dalam bekerja sehingga tujuan perusahaan tercapai. Untuk melakukan penggajian harus sesuai dengan UMR. UMR ( Upah Minimum Regional) kabupaten pacitan pada tahun 2012 sebesar Rp 750.000,-. Sehingga gaji pokok yang ditetapkan dibedakan menjadi beberapa tingkatan sesuai tingkatan jabatan didalam perusahaan. Sedangkan beda gaji pokok adalah 40% dari karyawan pada jabatan yang sebelumnya. Khusus untuk staaf ahli mendapatkan gaji 150%  dari gaji pokok minimum kota. Berikut adalah table daftar gaji pokok dari karyawan dan tibgkatan manajemen yang berada di perusahaan ini adalah :

No. Jabatan Gaji Pokok
1 Pekerja lapangan Rp 2.000.000
2 Karyawan perusahaan (OB) Rp 2.000.000
3 Staff semua departemen Rp 2.800.000
4 Manajer Semua Departemen Rp 3.920.000
5 Staff Ahli Rp 3.125.000
6 Direktur Utama Rp 7.683.200
7 Sekretaris dan bendahara Rp 2.800.000
8 Direktur Rp 5.488.000

Untuk itu setiap tahunnya akan diadakan evaluasi perubahan gaji pokok. Upah Minimal Daerah kabupaten Pacitan pada tahun 2012 saat ini sebesar Rp 750.000,00 sehingga kategori gaji untuk karyawan dapat dikatakan sangat layak. Kompensasi yang akan diberikan tidak hanya gaji pokok saja, namun juga kompensasi lainnya berupa tunjangan anak, tunjangan istri, tunjangan santunan kematian, tunjangan hari raya, uang makan, uang Transport, jamsostek, uang pensiun dan beasiswa sekolah. Berikut adalah hak yang akan diberikan kepada masing-masing karyawan :

No. Jenis Tunjangan Proporsi
1 Tunjangan Anak 4% dari gaji pokok
2 Tunjangan istri 6 % dari gaji pokok
3 Tunjangan hari raya 40% dari UMR
4 Jaminan kematian 15% dari UMR
5 Uang Makan 15% dari gaji pokok
6 Uang transport 12,5% dari UMR
7 Jaminan keselamatan kerja 2% dari gaji pokok
8 Jaminan hari tua 6 % dari gaji pokok
9 Jaminan kecelakaan kerja Ditanggung oleh perusahaan 100%
10 Uang pensiunan 45 % dari gaji pokok
11 Beasiswa Ditanggung oleh perusahaan

Beberapa tunjangan diatas merupakngan standar yang ditetapkan oleh pemerintah sehingga perusahaan hanya mengikuti saja.

BAB XI

INSENTIF

 

Setiap perusahaan mempunyai kebijaksanaan tersendiri dalam pelaksanaan pemberian insentif, baik dalam hal besaran jumlah yan diberikan maupun bentuk insentif apa saja yang akan diberikan baik material maupun non material. Tujuan diberikannya kebijaksanaan insentif ini adalah untuk merangsang semangat kerja karyawan agar dapat memberikan hasil yang lebih optimal yang antara lain adalah dengan ditunjukkan oleh adanya peningkatan produktivitas kerja karyawan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Perancangan sistem insentif karyawan ini ditentukan dengan menggunakan metode Pembagian Laba, yaitu satu rencana insentif yang menggabungkan banyak atau semua karyawan dalam satu usaha bersama demi mencapai satu sasaran misalnya produktivitas perusahaan. Untuk mengaplikasikannya ada 7 (tujuh) langkah yang harus diperhatikan, yaitu:

  1. Menetapkan sasaran rencana umum.
  2. Menentukan ukuran prestasi kinerja khusus
  3. Menetapkan sumber dana insentif.
  4. Menetapkan satu metode untuk membagi dan mendistribusikan bagian perolehan karyawan. Metode yang digunakan untuk menghitung insentif karyawan adalah sebagai berikut:
  • Persentase kenaikan nilai prestasi kerja dari standar yang ditetapkan % kenaikan nilai prestasi kerja:

        Prestasi kerja karyawan – prestasi kerja standar x 100%

                        Prestasi kerja standar

  • Pemberian insentif berdasarkan persentase kenaikan tersebut Insentif akan diberikan berdasarkan persentase kenaikan nilai prestasi kerja yang dicapai oleh karyawan. Persentase kenaikan nilai prestasi kerja dari standar yang ditetapkan yang ditunjukkan oleh seorang karyawan akan dibandingkan dengan total persentase kenaikan nilai prestasi kerja seluruh karyawan. Sehingga akan didapatkan sebuah nilai akhir, yang mana nilai akhir ini akan dikalikan dengan dana yang dialokasikan untuk insentif untuk mengetahui insentif yang diperoleh.
  1. Menetapkan bentuk pembayaran yang digunakan.
  2. Menetapkan seberapa sering bonus dibayar.
  3. Kembangkanlah sistem keterlibatan karyawan.
Faktor Penilaian Bobot Nilai Skor
Disiplin 0,800×0,318x…
Melayani 0,800×0,289x…
Berprestasi 0,800×0,151x…
Proaktif 0,800×0,140x…
Komitmen pada organisasi 0,800×0,102x…
Memimpin 0,200×0,500x…
Kerjasama 0,200×0,500x…

Sumber : perancangan penilaiankinerja karyawan berdasarkan kompetensi spencer. Eko Nurmianto, 2008

Dalam menentukan berapa besar dana insentif yang akan diberikan pada bulan tertentu maka dilakukan komunikasi kepada pihak perusahaan tentang seberapa sering insentif yang diberikan dalam satu tahun. Pada PT. Fastco Bioenergy dana insentif diberikan tiap tiga bulan sekali besarnya dana selalu beruba hal tergantung dengan keadaan perusahaan.

ini merupakan contoh penilaian kinerja dari karyawan dalam satu departemen. Variabel K1, K2, K3 dst, merupakan inisial dari karyawan yang berada dalam departemen tersebut. Group karyawan memiliki nilai prestasi kinerja 3,516. Sedangkan dana insentif yang ada adalah Rp 25.000.000,- Maka besarnya insentif yang akan diterima group karyawan adalah: % kenaikan nilai prestasi kerja : ((3,516-2.5)/(2.5)) x 100%= 40,65%. Insentif yang akan diterima group karyawan pada tahun ini adalah = (40,65%/jumlah total skor seluruh grub karyawan pada masing-masing departemen) X Rp 25.000.000.  Dari hasil ini nantinya seorang manajer HRD dalam departemennya akan mendapatkan 35% dari insentif grub karyawan yang dibawahinya sedangkan 75% sisanya akan dibagi rata karyawan dari staff departemen HRD. System perhitungan ini juga berlaku untuk seluruh departemen yang ada di dalam perusahaan.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Nurmianto, Eko dan N. Siswanto 2008. Perancangan Penilaian Kinerja Karyawan Berdasarkan Kompetesi SPENCER dengan Metode AHP http://www.petra.ac.id/puslit/journals/dir.php?departementID=IND 7 januari 2013.

 

 

Data Penulis

 
Khoiru Arrijal adalah mahasiswa jurusan teknologi industri pertanian, fakultas teknologi pertanian Universitas Brawijaya. Mahasiswa ini adalah mahasiswa angkatan 2011 dengan NIM 115100300111016. Penulisan analisa kebutuhan sumber daya manusia di PT. FASTCO Bioenergy ini di berdasarkan tugas dari ibu Ika Atsari Dewi STP. MP yang merupakan dosen pengampu dari mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia kelas C.

 

 

 

atau bisa di download di http://www.4shared.com/rar/wCCh4rRT/msdm.html

 

 

 

 

Categories: Document