Kunjugan Ayam Bawang Cak Per Outlet Soekarno Hatta

June 5th, 2017

Hasil gambar untuk cak per malang

Ayam bawang Cak Per merupakan salah satu warung makan prasmanan di kota Malang yang menyediakan berbagai macam lauk lalapan beserta sambal yang pedas . Ayam Bawang Cak Per sendiri didirikan oleh Bapak Fery dengan rekannya yang juga bernama Fery. Gabungan nama keduanya kemudian dibuat menjadi singkatan Cak Per, yang kemudian digunakan dalam nama merek Ayam Bawang Cak Per. Pak Fery sendiri alumni dari Universitas Brawijaya fakultas MIPA jurusan Statistika angkatan 2004 yang lulus pada tahun 2010.

Ayam Bawang Cak Per ini sudah berdiri selama 1 tahun, dan telah memiliki 6 cabang di Kota Malang yang kedepannya ingin menambah outlet hingga 10 outlet. Ayam Bawang Cak Per didirikan pada tahun 2014 di Kota Malang. Menurut owner sendiri Ayam Bawang Cak Per dapat tumbuh dengan cepat dikarenakan respon konsumen yang antusias terhadap ciri khas hidangan yang ada di Ayam Bawang Cak Per.

Awal mula didirikan, Cak Per merekrut sekitar 5 karyawan. Untuk efisiensi biaya, owner merekrut pekerja dari mahasiswa dengan sistem part time. Waktu untuk part time sendiri selama 4,5 jam dengan biaya nya 350.000. Pekerja partime sudah mendapatkan makan satu kali dan bonus-bonus yang lainnya. Pada awal berdiri memerlukan 8-11 akan tetapi hanya 5 orang yang terekrut. Kelima orang tersebut diajarkan cara memasak, membersihkan, menyiapkan, dan berbagai macam hal yang membantu dalam hal operasional.  Pada awal dibuka terdapat 3 shift (satu shift terdiri dari 4 jam)  pada kerja partime, seiring dengan berjalannya waktu terdapat tambahan shift sebanyak 6 shift karena banyaknya pelanggan.

Enam cabang Ayam Bawang Cak Per di Malang yang masing-masing dipimpin oleh manajer outlet yang bertanggung jawab langsung pada manajer area. Dibawah direktur juga terdapat manajer marketing, dibawah manajer marketing ada dua bagian yaitu divisi public relation dan desain. Dibawah manajer area ada divisi HRD, divisi asisten manajer (yang melakukan pelatihan), divisi RnD (Research and Development). Pada divisi HRD, secara umum bertanggung jawab terhadap seluruh sumber daya manusia yang terlibat dan menjalankan bisnis warung makan Cak Per. Secara khusus divisi HRD ini memiliki kegiatan khusus antara lain elatihan hard skill, pelatihan soft skill, pemantapan spiritual.

Alur sistem perekrutan sendiri diawali dengan tranning dahulu lalu diseleksi. Jika ada  yang  telah terseleksi berkasnya akan dipanggil untuk diinterview. Setelah melakukan interview akan mendapatkan informasi dari pihak HRD apakah diterima atau tidak. Nantinya karyawan yang diterima akan diberikan pembekalan. Pembekalan disini terkait tentang sistem kerja dari Ayam Bawang Cak Per. Kemudian akan dilakukan training selama 2 hari atau bahkan lebih ketika  mereka membutuhkan training. Disini akan ada training teori, kemudian training praktek. Jika telah memasuki pembekalan dan training maka individu tersebut telah diakui sebagai staff karyawan dari Ayam Bawang Cak Per.

Untuk turn over resign sejauh ini Cak Per hanya mengalami turn over resign sebesar 10% sehingga tidak terlalu mempengaruhi jalannya bisnis ini. Sedangkan untuk turn over cuti antisipasinya adalah karyawan yang ingin mengambil cuti harus memberikan kabar kepada HRD agar pihak HRD dapat mencari staff pengganti untuk mengisi kekosongan shiftnya.

Untuk kedepannya Ayam Bawang Cak Per sendiri akan fokus terhadap kualitas dan kuantitas sumber daya manusianya. Manajemen menyadari, suatu usaha akan dapat berkembang dengan baik karena didukung oeh sumber daya yang mumpuni dan solid.

makalah Kombis BG Kelompok IV

March 13th, 2015

TUGAS MATA KULIAH

KOMUNIKASI BISNIS

 

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS:

MACAM, BENTUK, DAN JENIS SURAT

 

FEB-UB-Gold

 

OLEH :

KELOMPOK IV

 

MUHAMMAD ZAKY – 135020200111032

ATIKA DEWI SEPTARINI – 145020200111054

FARID HASYIM YAHYA – 1450202071110031

TEGUH BAYU AJI WIBOWO – 145020209111002

 

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2015

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS:

MACAM, BENTUK, DAN JENIS SURAT

 

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Pada umumnya, kegiatan korespondensi bisnis berkaitan dengan suatu proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Korespondensi bisnis merupakan bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi bisnis dengan harapan untuk mencapai tujuan bisnis yang salah satunya yaitu memperoleh keuntungan/profit.

 

PENGERTIAN SURAT DAN SURAT BISNIS

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalui surat elektronik (electronic mail/e-mail).

Secara umum, surat dapat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Sementara surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu seperti pos, faksimili, telepon seluler, atau internet.

Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait (pengirim dan penerima) dalam surat-menyurat tersebut sering disebut dengan istilah korespondensi (correspondence). Berdasarkan pengertian tersebut, yang dimaksud dengan korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.

Surat memang merupakan salah satu media komunikasi konvensional yang sangat populer di kalangan masyarakat untuk menyampaikan pesan. Bahan yang digunakan untuk menulis surat biasanya adalah kertas, namun seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, kini seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat elektronik/e-mail.

 

 

 

FUNGSI SURAT BISNIS

Meskipun teknologi dan informasi sudah berkembang dengan cepat namun surat konvensional masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi semua kalangan. Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

  • Wakil atau duta bagi pengirim surat
  • Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis
  • Alat bukti/dokumen tertulis
  • Alat untuk mengingat
  • Bukti sejarah (historis)
  • Pedoman kerja
  • Media promosi bagi pengirim surat

Kelebihan surat dibandingkan dengan alat komunikasi lisan salah satunya adalah dapat menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena pengirim pesan dapat mempersiapkannya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya. Yang tak kalah penting adalah surat lebih ekonomis bila dibandingkan dengan telepon atau telegraf.

 

PENGELOMPOKAN SURAT

Secara umum, surat dapat dikelompokkan menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan menurut urgensi penyelesaiannya.

 

1. Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

  1. Surat bersampul (tertutup), yaitu surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran yang dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut.
  2. Kartu pos, yaitu bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek, praktis, serta tidak bersifat rahasia, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Kartu pos terdiri atas dua muka, bagian muka sebelah kiri merupakan tempat alamat pengirim dan sebelah kanan berisi alamat tujuan; sedangkan bagian belakang merupakan tempat berita atau isi surat.
  3. Warkat pos, yaitu surat yang berupa gabungan kertas surat dan amplop yang dibuat sedemikian rupa sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membentuk amplop. Amplop tersebut sekaligus berfungsi sebagai lembaran isi surat.
  4. Telegram dan teleks/telex sering disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram didefinisikan sebagai berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh. Telegram dapat dibedakan menjadi dua, yaitu telegram dinas pemerintah dan telegram swasta. Sedangkan teleks/telex (telegrafer exchange) berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh.
  5. Memorandum (memo) dan nota. Memorandum (memo) adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal-hal lain dalam suatu organisasi. Sedangkan nota adalah suatu pesan singkat yag dibuat oleh pimpinan suatu organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam organisasi.
  6. Surat tanda bukti, yaitu surat yang berfungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

2. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

  1. Surat pribadi (personal letters), yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal/pribadi. Surat ini tidak memiliki format penulisan yang baku dan cenderung bersifat informal.
    1. Surat dinas atau surat resmi (formal letters), yaitu surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Surat ini memiliki format penulisan baku dan merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam kaitannya dengan pengelolaan administrasi.
    2. Surat bisnis (business letters) atau surat niaga, yaitu surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi, perdagangan, dan usaha jasa. Surat ini penting dalam dunia bisnis karena hubungan dengan pihak eksternal (luar) organisasi perusahaan dilakukan melalui korespondensi atau surat-menyurat.
    3. Surat sosial, yaitu surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

3. Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

  1. Surat biasa, yaitu surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum. Apabila surat biasa tersebut bersifat terbuka (tanpa amplop) maka orang lain pun dapat dengan mudahnya membaca isi surat tersebut. Namun bila surat biasa tersebut dimasukkan ke dalam amplop maka sebaiknya orang lain yang tidak berhak menerima surat tersebut tidak membuka dan membacanya.
    1. Surat edaran, yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seseorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
    2. Surat pengumuman, yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas (bila disebarluaskan melalui media massa).

4. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

  1. Surat biasa, yaitu surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop atau tanpa amplop. Apabila surat biasa tersebut tidak disertai amplop maka orang lain dengan mudah dapat mengetahui isi surat, namun bila dimasukkan ke dalam amplop maka orang yang tidak berhak menerima seyogianya tidak membukanya.
  2. Surat konfidensial (terbatas), yaitu surat yang termasuk rahasia tetapi terbatas untuk kalangan tertentu, artinya ditujukan untuk pejabat tertentu dan tidak untuk disebarluaskan.
  3. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu dalam suatu organisasi.

5. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

  1. Surat biasa, yaitu surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
  2. Surat segera, yaitu surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.
  3. Surat kilat, yaitu surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat lainnya.

6. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

            Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena itu maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnya pun sangat bervariasi.

 

 

 

BAGIAN SURAT

  1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala atau kop surat merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan, instansi yang mencakup antara lain: nama instansi (organisasi), alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimili, nomor kotak pos, alamat kawat, alamat situs web dan e-mail, dan logo atau lambang instansi tersebut.

  1. Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis. Pengiriman surat terkadang cepat sampai ke tujuan, tetapi terkadang juga lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima surat akan mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan.

  1. Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut.

Untuk surat-surat dinas dan surat-surat bisnis biasanya terdapat nomor urut penulisan surat sesuai dengan kode pengarsipan yang telah dianut. Suatu lembaga bisnis sebaiknya memilih salah satu pole penulisan “hal” atau “perihal” secara konsisten dan tidak campuran.

  1. Nama dan Alamat Surat

Dalam penulisan nama seseorang yang akan dituju, hendaklah diperhatikan betul-betul mengenai kebiasaan memanggil nama yang bersangkutan, termasuk di dalamnya penggunaan kata sapaan seperti Bapak, Ibu, dan Saudara maupun gelar akademik atau gelar kehormatan sesuai dengan ejaan dan kaidah yang benar.

  1. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud atau tujuan penulisan surat. Penggunaan salam pembuka dalam penulisan sebuah surat sangatlah bervariasi sesuai dengan suasana surat yang ingin disampaikan, apakah untuk hal-hal yang sifatnya formal atau informal. Dalam penulisan salam pembuka, seseorang dapat menyebutkan nama orang yang dituju.

  1. Isi Surat

Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Secara umum, dalam menulis isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami, tidak bertele-tele. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

Dalam paragraf pembuka, pengirim surat berkeinginan untuk mengantarkan isi surat yang ingin disampaikan kepada pihak lain yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan. Kemudian dalam paragraf isi perlu dikemukakan apa yang sebenarnya ingin disampaikan kepada si penerima surat. Namun yang terpenting adalah bahwa isi surat hendaknya disampaikan secara singkat, lugas, dan jelas. Dan terakhir, paragraf penutup yang merupakan kesimpulan dan kunci isi surat serta dapat juga mengandung suatu harapan maupun ucapan terima kasih dari pengirim surat kepada penerima surat.

  1. Salam Penutup

Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek/hormat, santun, atau etika berkirim surat. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-menyurat antara lain: hormat kami, salam kami, wassalam.

  1. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama pengirim surat ditulis di bawah salam penutup. Dengan penandatanganan surat berarti mengesahkan isi surat tersebut dan akibat yang akan ditimbulkan oleh isi surat tersebut. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut.

  1. Tembusan

Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Kata tembusan diikuti tanda titik dua tanpa digarisbawahi. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

  1. Inisial

Inisial, disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Inisial pada umumnya ditempatkan pada bagian bawah di sebelah kiri.

 

 

BENTUK SURAT

Bentuk surat adalah suatu pola surat menurut susunan letak bagian-bagian surat. Setiap bagian surat mempunyai peranan yang sangat penting artinya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan suatu surat.

Menurut pola umum dalam surat-menyurat, ada beberapa macam bentuk surat:

  1. Bentuk lurus penuh (full-block style)
  2. Bentuk lurus (block style)
  3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
  4. Bentuk bertekuk (intended style)
  5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
  6. Bentuk surat Amerika (American style)
  7. Bentuk surat Inggris (British style)

 

BAHASA SURAT

Sebagaimana kita ketahui bahwa dalam paragraf isi surat tercantum pesan pengirim yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Agar pesan yang disampaikan tersebut komunikatif dan mudah dipahami oleh penerima surat, sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat-menyurat.

Melalui penggunaan bahasa tulis yang dituangkan dalam sebuah surat, bagaimana alur pemikiran seseorang secara tidak langsung dapat dipahami, termasuk sejauh mana respek pengirim surat pada pihak lain. Misalnya, bahasa yang kacau, tidak runtut, dan penggunaan kata yang terkesan kasar atau tidak etis, secara tidak langsung akan memberikan kesan kurang sopan atau kurang mampu menghargai orang lain.

Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat bisnis, pilihan kata hendaknya memenuhi syarat yang baik atau baku, lazim, dan cermat. Perlu dihindari penggunaan kata-kata yang belum diakui kebakuannya, misalnya: gimana, ngapain, kenapa, dan bikin. Padanan kata-kata tersebut yang sudah baku adalah bagaimana, mengapa, dan membuat.

Di samping pemilihan kata yang baik, menulis surat-surat bisnis juga perlu memilih kata yang lazim dalam masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal. Sedapat mungkin, gunakanlah kata atau istilah dalam bahasa Indonesia. Untuk menghindari kesalahpahaman bagi pihak lain, sebaiknya perlu dicantumkan kata asing di belakangnya dengan memberi tanda kurung dan huruf miring (italics).

Di samping pemilihan kata yang baku dan lazim, bahasa surat bisnis juga perlu mempertimbangkan pemilihan kata secara cermat. Dalam hal ini, pengirim surat sebaiknya melihat kedudukan dari siapa penerima surat, apakah pangkat dan kedudukannya lebih tinggi, lebih rendah, atau justru sederajat dengan pengirim surat. Jangan sampai surat yang dimaksudkan untuk saling mempererat tali persaudaraan atau persahabatan, justru menimbulkan kesan yang kurang baik kepada penerima surat.

 

CONTOH-CONTOH SURAT BISNIS

  1. Surat Pemesanan (Order Letters)

Surat pemesanan merupakan salah satu surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam dunia bisnis, baik di bidang pengolahan (manufacturing), perdagangan (trading), maupun jasa (services). Surat pemesanan dibuat oleh seseorang, sekelompok orang, atau organisasi untuk melakukan pemesanan barang atau jasa kepada pihak lain guna memenuhi berbagai kebutuhan mereka.

  1. Surat Konfirmasi

Surat konfirmasi (confirmation letters) adalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan, atau meyakinkan atas sesuatu. Misalnya berkaitan dengan pemesanan barang, pengiriman barang, penawaran harga khusus, atau mengubah suatu prosedur dan kebijakan.

  1. Surat Pengaduan

Surat pengaduan (claim letters) adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan) dengan cara-cara yang baik (sopan, ramah, dan tidak emosional) karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar segera memperoleh solusi (jawaban) terbaik bagi kedua belah pihak.

  1. Surat Permintaan Informasi

Yaitu surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga.

  1. Surat Ucapan Selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun lembaga (institusi) yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang, kelompok, maupun lembaga dalam melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.

 

  1. Surat Pemberitahuan

Dalam dunia bisnis, surat pemberitahuan bukanlah hal yang baru. Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi. Misalnya surat yang memberitahukan tentang pindah alamat kantor, perubahan nomor telepon, perubahan logo perusahaan, pergantian pimpinan perusahaan, perubahan harga, pembukaan kantor perwakilan yang baru, dan peluncuran produk baru.

  1. Surat Penagihan

Penagihan dalam dunia bisnis dapat terjadi ketika seseorang atau organisasi tidak dapat memenuhi kewajiban atau hutangnya sesuai denga waktu yang telah ditentukan. Oleh karena itu, surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yang telah ditentukan. Dalam menulis surat penagihan, kita harus tetap memperhatikan tata cara penulisan surat yang baik, yaitu menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak berbeli-belit, memilih kata yang sudah dikenal, dan bahasa yang sopan (tidak emosional).

  1. Surat Peringatan

Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal. Misalnya, surat peringatan kepada debitur untuk segera melunasi utangnya atau surat peringatan untuk pelanggan agar tidak tertipu dengan produk tiruan atau bajakan.

  1. Surat Perintah Kerja

Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah disepakati.

  1. Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang mau pun organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.

  1. Surat Undangan RUPS

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis, seperti keputusan yang berkaitan dengan bagaimana pengembangan bisnis ke depan, dan bagaimana menentukan para manajer puncak yang benar-benar profesional di bidangnya.

  1. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua belah pihak, yaitu pihak pertama sebagai orang yang memberikan kuasa kepada lain sebagai orang yang menerima kuasa. Dalam membuat surat kuasa, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain surat kuasa dibuat di atas surat bersegel atau surat bermeterai secukupnya, dibuat tanpa paksaan serta sehat jasmani dan rohani, serta isinya harus jelas menyangkut tugas masing-masing pihak.

  1. Surat Perjanjian

Inisial, disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Inisial pada umumnya ditempatkan pada bagian bawah di sebelah kiri.

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Surakarta: Penerbit Erlangga, 2011.

Makalah Komunikasi Melalui Laporan Kelompok IX Kelas BG Komunikasi Bisnis

March 12th, 2015

MAKALAH

KOMUNIKASI MELALUI LAPORAN

 

 FEB-UB-Gold

 

  Oleh :

 

KELOMPOK IX

DICKY REZA PRATAMA / 145020207111010

ITA WAHYU PRATIWI / 145020201111065

RINDANG PUTRI PURNADEWI / 145020200111055

DIKKY AZHARI FAJAR TANTHOWI  / 145020207111089

 

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2015

 

 

DAFTAR ISI

Halaman Judul …………………………………………………………………………………………….      i

Daftar Isi……………………………………………………………………………………………………..      ii

Kata Pengantar…………………………………………………………………………………………….      iii

BAB 1. PENDAHULUAN ………………………………………………………………………….      1

1.1. Latar Belakang ……………………………………………………………………………      1

1.2. Rumusan Masalah ……………………………………………………………………….      1

1.3 Tujuan Penulisan…………………………………………………………………………..      1

BAB  2. ISI ………………………………………………………………………………………………..      2

2.1 Penulisan Laporan Bisnis ………………………………………………………………      2

2.2 Penulisan Laporan Singkat ……………………………………………………………      16

2.3 Penulisan Laporan Formal …………………………………………………………….      20

BAB  3. PENUTUP …………………………………………………………………………………….      30

3.1 Kesimpulan …………………………………………………………………………………      30

3.2 Saran ………………………………………………………………………………………….      30

DAFTAR PUSAKA  …………………………………………………………………………………..      31

 

 

 

 

 

 

KATA PENGANTAR

Segala puji hanya milik Allah SWT. Shalawat dan salam selalu tercurahkan kepada Rasulullah SAW. Berkat limpahan dan rahmat-Nya penyusun mampu menyelesaikan tugas  makalah ini guna memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis.

Terima kasih sebelum dan sesudahnya kami ucapkan kepada Dosen serta teman-teman sekalian yang telah membantu, baik bantuan berupa moriil maupun materil, sehingga makalah ini terselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan. Kami menyadari sekali, didalam penyusunan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan serta banyak kekurangan-kekurangnya, baik dari segi tata bahasa maupun dalam hal pengkonsolidasian kepada dosen serta teman-teman sekalian, yang kadangkala hanya menturuti egoisme pribadi, untuk itu besar harapan kami jika ada kritik dan saran yang membangun untuk lebih menyempurnakan makalah-makah kami dilain waktu.

Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang Komunikasi Bisnis, yang kami sajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber informasi, referensi, dan berita. Makalah ini di susun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.

Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas dan menjadi sumbangan pemikiran kepada pembaca khususnya para mahasiswa Universitas Brawijaya Jurusan Manajemen. Saya sadar bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Untuk itu,  kepada dosen pembimbing kami meminta masukannya demi perbaikan  pembuatan makalah saya di masa yang akan datang dan mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca.

Malang, 9 Maret 2015

Tim Penulis,

 

 

BAB 1

PENDAHULUAN

 

1.1  Latar Belakang

Lembaga-lembaga organisasi untuk semua jenis, baik bisnis, pemerintah, jasa, dan sosial dihadapkan dengan berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.untuk semua organisasi, mulai dari manajemen level bawahmanajemen tingkat menengah, hingga manajemen puncak semuanya memerlukan berbagai macam informasi yang sangat diperlukan bagi proses pengambilan keputusan. Proses pengembangan informasi tersebut akan menghasilkan suatu laporan. Laporan-laporan ini seperti laporan bisnis, laporan singkat, dan laporan formal.

Berbagai macam bentuk laporan bisnis sangat diperlukan berbagai oleh suatu perusahaan agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan efektif. Penggolongan laporan bisnis dapat dilakukan atas dasar fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan pertemuan. Mereka yang memerlukan berbagai macam bentuk laporan tersebut antara lain pelatih manajemen, akuntan, ilmuwan, eksekutif junior, supervisor, wakil direktur atau peneliti. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengetahui penulisan laporan bisnis yang baik dan benar.

 

1.2  Rumusan Masalah

  1. Apa arti penting dan penggolongan laporan bisnis?
  2. Apa saja persiapan penulisan laporan bisnis?
  3. Bagaimana susunan tubuh organisasi laporan bisnis?
  4. Apa saja karakteristik dan pengorganisasian laporan singkat?
  5. Bagaimana cara mendefisinikan masalah?

 

1.3  Tujuan

  1. Mengetahui arti penting dan penggolongan laporan bisnis
  2. Mengetahui bagaimana persiapan penulisan laporan bisnis
  3. Mengetahui susunan tubuh organisasi laporan bisnis
  4. Mengetahui karakteristik dan pengorganisasian laporan singkat
  5. Mengetahui bagaimana cara mendefisinikan masalah

 

BAB 2

PEMBAHASAN

 

2.1 Penulisan Laporan Bisnis

 

  1. A.    Arti Dan Penggolongan Laporan Bisnis

 

  1. 1.      Pengertian Laporan Bisnis

 

Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Busines Communications” memberikan definisi tentang laporan bisnis (busines report) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

 

Laporan memerlukan perhatian yang lebih dalam pengorganisasian, alat bantu visual, dan teknik-teknik lain yang memungkinkan suatu laporan dapat dan mudah dibaca. Laporan juga dapat memberikan manfaat dan tujuan suatu penyajian laporan yang akurat, informasi yang logis dan tidak emosional. Suatu laporan mungkin dapat kedua-duanya, baik tertulis atau lisan.

 

Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain:

  1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
  2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
  3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-pera yang berlaku bagi perusahaan.
  4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik keperluan internal maupun eksternal.
  5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan agi pengambilan keputusan-keputusan atas isu-isu tertentu.
  6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
  7. 2.      Penggolongan Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara penggolongan baik menurut fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan perternuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini.

 

a. Menurut Fungsinya

Menurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi informasi atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi informasi (informational report) menyajikan fakta-fakta dan rangkuman-tanpa melakukan analisis, kesimpulan, atau rekomendasi. Nama lain untuk laporan informasional adalah Laporan Perkembangan (progress reports), Laporan Sementara (interm reports), dan Laporan Thwulan (quarterly Reports).

 

Laporan analitikal (analitycal report) menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi. Laporan analitikal mungkin diberi label, misalnya laporan rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification reports).

 

b. Menurut Subjeknya

Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada departemen mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan akuntAnsi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan teknik.

 

c. Menurut Formalitasnya

Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan istilah laporan panjang (long reports); sedangkan laporan nonformal sering disebut juga dengan istilah laporan singliat (short reports). Laporan formal umumnya panjang-lebih dari 10 halaman-dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian panjang lebih dari 10 halaman dan “panjang” atau “pendek’ adalah bervariasi, tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

 

Laporan formal mencakup:

 

Body text               :    pendahuluan, isi, penutup.

Prefatory parts        :    sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan,pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar tabel.

Supplemental parts :    lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, indeks.

 

Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian, beberapa laporan informal mungkin mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.

 

  1. Menurut Keasliannya

 

Menurut keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela; juga apakah publik atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite; laporan sukarela (voluntary reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif Anda sendiri. Laporan swasta (private reports) adalah suatu laporan yang dibuat perusahaan-perusahaan swasta. Laporan publik (public reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pernerintah, termasuk sekolahsekolah, rumah sakit-rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiaya oleh negara.

 

  1. Menurut Frekuensinya

 

Menurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara. berkala atau khusus. Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang termasuk laporan berkala antara lain laporan bursa saharn setiap jam, laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap seminggu, laporan produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite tiap kuartar, dan laporan anggaran tahunan. Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan terhadap suatu informasi muncul. Laporan khusus (special reports) mencakup suatu situasi atau kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

 

  1. Menurut Jenisnya

 

Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenlis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat/short reports) maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

 

1) Laporan Memorandum

Laporan memorandum (memorandum reports) merupakan suatu laporan yang menggunakan format memo yaitu kepada, dari, subjek, dan tanggal.

 

2) Laporan Surat

Laporan surat (letter reports) merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian referensi.

 

3) Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.

 

4) Laporan Formal

Laporan formal (formal reports) biasanya lebih panjang daripada laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long reports).

 

  1. Menurut Kegiatan Proyek

 

Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat figa jenis laporan, yaitu laporan pendahutuan (preliminary reports), laporan perkembangan, (progress reports), dan laporan akhir (final reports). Laporan pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang diharapkan, dan bagaimana melakukan peladhan pegawai. Selanjutnya, setelah proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara berkala. Pada saat proyek berakhir, dibuatlah laporan akhir.

 

  1. Menurut Pelaksanaan Pertemuan

Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan ke dalam agenda (agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan perternuan (proceedings). Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu Perternuan berlangsung. la mencakup jadwal pelaksanaan, dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan. Hal ini akan membantu peserta dalam mempersiapkan pertemuan. Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu perternuan yang telah berlangsung. la mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

 

  1. B.     Persiapan Sebelum Menulis Laporan Bisnis

Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu nya dengan membuat laporan. Adapun persiapan yang diperlukan sebelum menulis laporan yang mencakup paling tidak 4 tahapan sebagai berikut:

 

1. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup

2. Pertimbangkan Siapa Yang Akan Menerima Laporan

3. Menentukan Ide atau Gagasan

4. Mengumpulkan Bahan Yang Diperlukan

5. Menganalisis dan Menafsirkan Data

6. Mengorganisasi Data dan Mernpersiapkan Outline Akhir

 

Setelah Anda menyelesaikan 6 tahap persiapan, langkah berikutnya adalah adalah membuat bagian pokok laporan bisnis yang mencakup pendahuluan, teks (text), dan penutup.

 

  1. C.    Bagian Pokok Laporan Bisnis

 

  1. Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:

  1. Pemberi Kuasa adalah orang yang merninta laporan.
  2. Layout atau Rencana Presentasi menceriterakan kepada pernbaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis.
  3. Masalah biasanya didefinisikan pada awal-awal bab pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.
  4. Maksudpenulisan laporan bisnis harus nampak dalam. bagian. pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan bisnis. Istilah lain yang serupa antara lain: tujuan, misi, strategi, atau sasaran.
  5. Ruang Lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.
  6. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Anda dapat memperoleh data dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan atau melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.
  7. Sumber-sumber primer atau sekunder, yang meliputi antara lain: publikasi (majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, surat, memo, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya. Jika Anda menulis laporan tentang pengalaman. bisnis Anda sendiri, maka pernyataan yang Anda tulis dalam. suatu laporan bisnis adalah merupakan sumber.
  8. Latar Belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan, jika pembaca perlu latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.
  9. Definisi Istilah perlu dicantumkan jika Anda menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang Anda maksudkan.
  10. Keterbatasan misalnya dalam hal. dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan. yang ada sebelurn melakukan penelitian lebih lanjut.
  11. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu di laporkan di dalam suatu laporan bisnis, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai, restrukturisasi karyawan, pemberian uang pesangon, menambah perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardwar~), membangun kantor perwakilan, dan sebagainya. Karena pembaca membaca secara rinci dalam laporan, ia tahu bagaimana fakta yang ada berpengaruh terhadap keputusan yang telah diambil.

 

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut, dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

 

2. Teks

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi teks (laporan). Dalam. bagian ini, Anda membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian. ini dapat membantu Anda mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan dan membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.

 

3. Penutup

Bagian penutup berfungsi umuk merangkum laporan secara menyeluruh mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpular harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukkan bahan-bahan yan baru, yang sama sekali belum dibahas dalam bagian pembahasan. Pada bagian penutup, Informational Report disebut rangkuman dan Analytical Report disebu kesimpulan, rekomendasi, atau kesimpulan dan rekomendasi. Bagian penutup sendiri diberi j udul rencana tindakan atau proposisi.

 

  1. Rangkuman

Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadang kala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian.

 

  1. Kesimpulan

Kesimpulan berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi penulis.

 

  1. Rekomendasi

Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.

 

  1. Rencana Tindakan

Pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/proyek yang akan dilaksanakan.

 

  1. Proposisi

Digunakan dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

 

  1. D.    Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

 

  1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis

Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis yaitu cara deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Berikut pengertiannya :

  1. Cara Deduktif

Kata deduktif (deductive) atau langsung (direct), berard menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau, menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum hal-hal yang rinci dijelaskan.

 

Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka menggunakan cara deduktif karena ia memberikan kepada pembacanya suatu gambaran yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. jika bagian akhir tidak diungkapkan pada awal (permulaan) laporan, mungkin pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci agar dapat segera mengetahui bagian akhir (terminalsection) laporan baru kemudian, kembali lagi ke bagian awal. Secara umum, Anda dapat menggunakan cara deduktif, jika pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai berikut:

1)      Eksekutif yang sibuk.

2)      Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.

3)      Ingin mengetahui good news atau informasi netral.

4)      Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan.

5)      Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera.

6)      Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif

 

  1. Cara Induktif

Cara induktif berbeda cara penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara induktif Anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau rekomendasi. Anda dapat menggunakan cara induktif, jika pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai berikut:

1)      Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya.

2)      Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (badnews).

3)      Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya.

4)      Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja.

5)      Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif

 

 

  1. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis adalah memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehinggaterbentuk bagian teks laporan bisnis. Anda harus membuat keputusan sebelum mulai menulis laporan. Anda dapat mengembangkan teks dengan cara-cara berikut ini :

 

a)      Membuat Topik-topik atau Kriteria

b)      Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kijadian-kdadian

c)      Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat

d)     Menjelaskan suatu proses atau prosedur

e)      Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet

f)       Menyusun urutan tingkatjami & tritas

g)      Menyusun sumber-sumberyang digunakan

h)      Pemecahan Masalah

 

 

 

  1. Metode Outline

Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi tubuh dan teks laporan, Anda akan mengatur judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu outline. Suatu outline yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih, outline merupakan alat yang paling penting dan hemat waktu. Ia akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panj ang (laporan formal), ia j uga akan menj adi daftar isi laporan Anda.

Sebelum Anda menulis laporan, outline membantu Anda untuk melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan di dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda membahas judul dan subjudul, terlebih dahulu akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme dalam judul.

 

  1. Jenis-jenis judul

Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan kedalam 4 judul, yaitu: (1) judul topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), dan (4) judul variant (variant headings). judul topik merupakan judul yang paling familiar atau umum. Mereka terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat. judul kalimat lengkap selalu mencakup subjek dan predikat. judul kalimat imperatif (seperti perintah) dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek. Judul variant biasanya dimulai dengan participle.

 

Berikut ini adalah contoh jenis-jenis judul:

  • Judul Topik: Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan
  • Judul Kalimat Lengkap : Persiapan Adalah Penting Sebelum Menulis Laporan atau Persiapan Adalah Penting
  • Judul Kalimat Imperatif : Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum menulis Laporan
  • Judul Variant : Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan
  • Judul yang baik seharusnya jelas dan menunjukkan subjek yang akan dijelaskannya. Di samping itu, apabila sebuah kata dipilih sebagai judul topik, maka usahakan ia tidak menunjukkan pada suatu pengertian yang terlalu luas.
  1. Format Outline

Untuk outline singkat/pendek (short outlines) (hanya tiga atau empat judul dan subjudul), Anda mungkin lebih baik memilih format yang sederhana (simple). Sedangkan untuk outline yang panjang, Anda dapat menggunakan salah satu dari ketiga cara yang tersedia.

 

Kombinasi angka-huruf (numerical-letter combination) adalah yang paling populer dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem decimal (decimal system) lebih banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi huruf-angka lebih banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelurn sampai pada judul utamanya.

 

Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu:

1)      Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkanpanjanglaporan, subjek, dan pembaca.

2)      Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masingmasing bagian.

3)      Jika Anda membagi suatu topik, paling t1dak Anda mempunyai dua subjudul, misalnya A. 1 dan A.2.

4)      Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk subjudul.

5)      Tidak pernah menggunakan judul Laporan sebagai bagian judul.

 

  1. Paralelisme dalam judul

Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam setiap bagian outline. Ini berarti bahwa mereka harus mempunyai bentuk gramatikal yang sama, seperti merupakan kata benda, frase, atau kalimat. Sebagai contoh, paralelisme kombinasi angka-huruf dapat digambarkan sebagai 1, 11, 111, IV, V; A, B, C, D di bawah 1; 1, 2, 3 di bawah ILA; I dan 2 di bawah ILB; a dan b dibawah II.B.2 dan seterusnya.

 

2.2 Penulisan Laporan Singkat

 

A . Karakteristik Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts(seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.

Selain itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :

  1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
  2. Grafik untuk lebih menekankan penulisan.
  3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
  4. Format memo atau surat.

 

B. Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen (tetap); sementara yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan mengalir dari pimpinan ke bawahan sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Tetapi, adakalanya suatu laporan mengalir dari bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu organisasi

Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Katakan kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan tidak kurang, dan sajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka.

Ada tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis :

  1. Akurat

Hal pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Informasi yang tidak mengandung kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap, akan berakibat pada kemunduran, kemerosotan, atau bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat pada umumnya.

Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

  1. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
  2. Laporkan semua fakta yang relevan.
  3. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
  4. Berilah bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat.
  5. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.
  6. Jaga bias pribadi dalam suatu laporan

 

  1. Keputusan yang Baik

Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis.

Di lain pihak, pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

  1. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
  2. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
  3. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
  4. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
  5. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

 

  1. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan format surat yang seperti apa serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam hal ini, ajukan pertanyaan berikut pada diri sendiri :

  1. Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan?
  2. Apa Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?
  3. Kapan suatu Laporan Dibuat?
  4. Ke mana Laporan akan Dikirim?
  5. Mengapa suatu Laporan Dibuat?
  6. Bagaimana Sikap Pembaca?

 

C. Perencanaan Laporan Singkat

Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :

  1. Preprinted

Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprintedrelatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

  1. Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

  1. Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

  1. Manuskrip

Laporan ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

D. Penentuan Struktur Dasar

Selain memutuskan format dan panjang suatu laporan, hal penting lainnya yang harus diperhatikan ialah penentuan struktur dasar. Ada tiga masalah yang biasanya muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :

  1. Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan atau akan mengeliminasi beberapa data?
  2. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah menggunakan direct order atau indirect order?
  3. Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah akan menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah akan mengorganisasi ide menurut suatu argument yang logis?

 

E. Pengorganisasian Laporan Singkat

  1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Laporan informasional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang tegas. Dalam menulis laporan informasional, kita tidak perlu terlalu khawatir terhadap reaksi pembaca. Pembaca akan menanggapi materi secara tidak emosional sehingga kita dapat menyampaikan laporan secara langsung. Yang seharusnya kita perhatikan adalah pemahaman atau pengertian pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.

Laporan informasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala) dan laporan aktivitas personal dalam suatu konferensi.

a)     Laporan Periodik (Berkala)

Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuan laporan periodik ialah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi jika perlu.

Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut :

1)    Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin

2)    Diskusi / Pembahasan Proyek Khusus

3)    Rencana Periode yang akan Datang

4)    Analisis Masalah / Problem

b)    Laporan Aktivitas Personal (Individu)

Laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Tujuan laporan ini untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.

 

  1. Pengorganisasian Laporan Analitikal

Berbeda dengan laporan informasional yaitu untuk mendidik pembaca, laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi.

Contoh-contoh laporan analitikal ialah sebagai berikut :

  1. Laporan Justifikasi

Ialah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.

  1. Usulan Bisnis Baru di Luar Klien

Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien.

  1. Laporan Troubleshooting

Laporan trobleshooting(troubleshooting reports) adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak. Jika kita ingin agar pembaca berkonsentrasi dan mudah memahami ide-ide yang kita buat, maka kita perlu memberikan suatu argumen yang logis dalam laporan.

Namun, tidak semua masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional. Beberapa laporan analitikal disusun melalui keputusan antara yang pro dan kontra. Laporan analitikal juga dapat disusun dengan  membandingkan beberapa alternatif dari serangkaian kriteria yang ada. Yang terpenting adalah bahwa kita memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang akan digunakan untuk memecahkan masalah. Tujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian pembaca atas kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.

 

 

2.3  PENULISAN LAPORAN FORMAL

 

Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Salah satu yang membedakan dengan laporan singkat (laporan informal)bukan saja terlihat dari banyak sedikitnya halaman, tetapi bentuk atau format laporan itu sendiri. Secara umum, jumlah halaman laporan formal lebih banyak daripada jumlah halaman laporan singkat. Oleh karena itu, perencanaan dalam menyusun sesuatu laporan formal sangat penting.

Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain mendefinisikan masalah, membuat kerangka (outline)untuk melakukan analisis, menyusun rencana kerja, melakuikan penelitian (riset), dan menganalisis data. Poin-poin penting tersebut akan dijelaskan secara lebih rinci berikut ini.

 

  1. MENDEFINISIKAN MASALAH

Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional atau laporan analitikal, tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Anda harus memutuskan informasi apa yang Anda perlukan untuk menyelesaikan suatu laporan. Sebagai contoh, Anda akan melakukan penelitian tentang peredaran obat-obaat terlarang. Dalam hal ini, Anda perlu menggali berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan peredaran obat-obatan terlarang, seperti apa yang melatarbelakangi orang kecanduan obat-obatan terlarang, di mana memperoleh obat-obatan terlarang, bagaimana cara penyaluran obat-obatan tersebut, dan sebagainya. Jawaban atas pertanyaan tersebut akan membantu Anda dalam melakukan investigasi terhadap isi laporan yang Anda buat.

  1. Pertanyaan yang Tepat

Sering kali,suatu masalah yang didefinisikan untukm Anda telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan . Bila hal ini terjadi, Anda perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut dibuat, sebelum Anda melakukan investigasi lebih jauh. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan dapat membantu Anda dalam melakukan investigasi/penelitian.

1)    Apa yang perlu ditentukan?

2)    Mengapa masalah tersebut penting?

3)    Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?

4)    Di mana munculnya suatu masalah?

5)    Kapan masalah itu muncul?

 

  1. Mengembangkan Pernyataan Tujuan    

Dalam pertanyaan-pertanyaan terbuka, Anda harus mengembangkan suatu pernyataan tertulis secara jelas terhadap tujuan suaru laporan. Selanjutnya, Anda perlu melakukan cek ulang atas pernyataan tersebut dengan orang yange memiliki otoritas. Dalam mengembangkan suatu pernyataan tujuan, Anda dapat menggunakan satu di antara tiga cara berikut ini.

1)    Menggunakan kalimat infinitive.

2)    Menggunakan pertanyaan.

3)    Menggunakan suatu pernyataan deklaratif.

Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari memasukkan informasi yang tidak relevan.

 

 

  1. B.   KERANGKA UNTUK ANALISIS

Setelah mendefinisikan masalah dan menentukan tujuan penelitian, selanjutnya sudah dapat memulai melakukan suatu penelitian. Untuk mengorganisasikan suatu penelitian, perlu dilakukan mengelompokkan masalah kedalam serangkaian khusus atau yang lebih sering disebut dengan factoring.

Dalam penelitian juga memerlukan kerangka (outline) untuk keperluan analisis karena memungkinkan untuk memecahkan masalah. Tetapi dalam membuat kerangka untuk penelitian tentu akan berbeda dengan cara memebuat kerangka laporan. Kerangka laporan berisi alternative pemecahan masalah.

  1. 1.    Mengembangkan Struktur yang Logis

Anda harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah dipahami sesuai dengan subjek penelitiannya. Mulailah dengan melihat tujuan penelitian Anda  secara akan menyeluruh untuk menentukan apakah Anda akan menggunakan kerangka (outline) informasional, analitikal, atau gabungan keduanya.

Jika tujuan umum Anda adalah untuk memberikan informasi yang akan ditafsirkan orang lain, kerangka informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa bagian dari penelitian Anda perlu dianalisis untuk menekankan fakta-fakta yang penting. Jika tujuan penelitian Anda adalah mengajukan suatu kesimpulan dan rekomendasi, Anda dapat menggunakan kerangka analitikal.

  1. a.       Tugas Informasional

Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit analisis atau penafsiran umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut dapat disusun dalam berbagai cara.

  • Urutan Tingkat kepentingan
  • Secara berurutan
  • Secara Kronologis
  • Menurut Ruang Tempatnya
  • Menurut Geografis
  • Menurut Kategori
  1. Tugas Analitikal

Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan  rekomendasi umunya dikategorikan dengan metode pemecahan masalah  (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu pendekatan struktural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau  mencari pemecahan suatu masalah, salah satu cara untuk mengatsainya adalah mengformulasikan penjelasan hipotesis. Misalnya, masalah Anda adalah menentukan mengapa perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mencari sekretaris yang terampil. Anda akan melakukan  factoring terhadap masalah tersebut dengan melakukan spekulasi tentang alasan-alasannya. Selanjutnya Anda akan mengumpulkan berbagai informasi untuk mengonfirmasikan alasan masing-masing.

  1. 2.    Aturan Pembagian

Membagi sesuatu secara fisik adalah relative mudah dibandingkan dngan membagi sesuatu yang tak Nampak secara fisik. Berikut adalah beberapa aturan singkat mengenai pembagian suatu id eke dalam beberapa komponen.

  1. Memilih Prinsip-prinsip Dasar Pembagian Secara Benar.
  2. Gunakan Satu Kategori/Prinsip Setiap Kali Membagi Laporan ke Dalam Sub-subtopik.
  3. Setiap Pembagian Kelompok Harus Terpisah dan Berbeda.
  4. Teliti dalam Melakukan Pendaftaran Semua Komponen.
  5. 3.    Menyusun Kerangka Pembuka

Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide Anda. Mungkin dalam hati Anda bertanya, jika beberapa catatan dalam sebuah kertas sudah cukup, mengapa repot-repot harus menggunakan format kerangka? Mungkin kerangka memang tidak diperlukan jika Anda sekedar menulis laporan singkat yang bersifat informal seperti memo, tetapi untuk penulisan laporan panjang, kerangkan akan sangat berguna. Kerangka pembuka (preliminary outline) memberikan kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat diperlukan, jika

a.      Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas.

  b.      Investigasi Anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis datanya.

c.       Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi (riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi Anda.

Secara umum ada dua system pembuatan kerangka (outlining), yaitu system alfanumeris dan system decimal. Kedua-duanya dapat diterima, tetapi beberapa perusahaan lebih senang menggunakan salah satu system yang lebih disukainya. Anda harus menulis suatu captionpada setiap level kerangka  Anda dalam gramatikal yang sama. Dengan kata lain, jika uraian I menggunakan kata kerja, uraian II, III, dan IV juga harus menggunakan kata kerja.

Konstruksi paralel ini memungkinkan pembaca untuk melihat bahwa ide-ide berhubungan, sama pentingnya, dan sama level keumumannya. Ini membuat suatu kerangka sebagai alat yang lebih berguna untuk menentukan daftar isi serta judul laporan, dan hal tersebut dipertimbangkan sebagai format yang betul oleh kebanyakan  orang yangmenelaah kerangka Anda.

  1. C.   MENYUSUN RENCANA KERJA

Setelah Anda mendefinidikan masalah dan memuat kerangka, selanjutnya Anda perlu menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka pembuka (pendahuluan). Jika Anda menyusun suatu rencana untuk kepentingan sendiri, rencana tersebut relative informal berisi suatu daftar sederhana mengenai langkah-langkah perencanaan, estimasi urutan dan waktu, dan sejumlah sumber informasi yang Anda gunakan.

Jika Anda melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, sebuah proposal (usulan) memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika usulan diterima. Suatu rencana kerja formal umunya mencakup beberapa hal sebagai berikut.

a)      Permasalahan yang dihadapi

b)      Maksud dan scopr (ruang lingkup) atas investigasi Anda.

c)      Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan waktu, uang, atau data yang tersedia).

d)      Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yang bertanggung jawab, kapan akan dilakukan ,dan berapa biaya investigasi)

 

  1. D.    MELAKUKAN PENELITIAN

Nilai laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi. Pada saat Anda mengumpulkan informasi, perhatian Anda untuk pertama kali adalah bagaimana mengorganisasi informasi yang Anda peroleh. Apabila Anda melakukan penelitian secara berkelompok, Anda harus dapat melakukan koordinasi dengan anggota lainnya.

Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-sumber asli (tangan pertama) untuk tujuan tertentu. Sedangkan sumber sekunder akan memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Data sekunder tersebut berasal dari laporan tangan kedua.

  1. Sumber-sumber Primer

Apabila informasi yang Anda perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber sekunder, Anda harus mengumpulkan dan menafsirkan data dengan melakukan penelitian primer. Anda harus melakukan penelitian secara langsung ke dalam dunia nyata. Ada 4 cara untuk mengumpulkan data primer, yaitu memeriksa dokumen-dokumen ,observasi, survey, dan melakukan eksperimen.

a.      Dokumen

Dokumen – dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer antara lain laporan penjualan, neraca, laporan laba rugi, kebijakan-kebijakan, korespondensi dengan pelanggan dan pemasok, dan kontrak. Di samping itu, dokumen-dokumen resmi pemerintah juga termasuk sumber-sumber primer.

b.      Observasi

           Observasi (observation) atau pengamatan merupakan salah satu cara untuk memperoleh sumber data primer dalam dunia bisnis. Anda mungkin dapat mengunjungi atau mengamati suatu kegiatan yang tengah berlangsung dalam suatu bisnis

c.       Survey

           Suatu cara untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan adalah bertanya kepada orang-orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian yang relevan dengan bidang keahliannya.Anda dapat melakukan survey dengan menggunakan suatu daftar pertanyaan yang telah disusun sedemikian rupa sehingga memudahkan Anda untuk melakukan wawancara. Melakukan wawancara nampaknya sederhana, tetapi kalau tidak dipersiapkan dengan cermat akan sia-sia saja hasilnya.

Suatu survey formal memerlukan beberapa keputusan penting yang mencakup antara lain

1.      Apakah Anda ingin wawancara tatap-muka, lewat telepon, atau lewat daftar pertanyaan?

2.      Berapa jumlah sampek yang akan Anda teliti?

3.      Pertanyaan khusus apa yang harus Anda ajukan agar memperoleh suatu gambaran yang valid?

Pengembangan suatu daftar pertanyaan memerlukan keterampilan tertentu. Ada beberapa bentuk pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk memperoleh informasi dari para responden, antara lain dengan menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan, skala, checklist, peringkat, dan isian.

d.      Eksperimen

Kegiatan eksperimen (eksperiment) lebih banyak dilakukan untuk bidang-bidang teknis. Hal ini disebabkan karena suatu eksperimen memerlukan manipulasi factor-faktor yang tercakup di salamnya secara lebih ekstensif. Di samping itu, biaya yang diperlukan untuk melakkan eksperimen pada umunya relative mahal dan untuk mengetahui eksperien perlu waktu ng cukup lama.

Sebagai contoh, Anda ingin mengetahui apakah ada pengaruh terhadap produktivitas kerja antara pekerja biasa dengan pekerja yang diberi bonus atau insentif atas prestasi kerjanya. Untuk dapat mengetahui hasilnya, kedua kelompok pekerja tersebut perlu diuji coba dan diteliti secara lebih mendalam.

  1. Sumber-sumber Skunder

Meskipun penelitian Anda kebanykan menggunakan sumber-sumber primer, pertama kali Anda akan menelaah informasi yang berasal dari sumber sekunder. Dalam kaitanyya dengan sumber-sumber sekunder,Davis menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui Internet (online) mauoun yang tersimpan dalam bentuk CD-ROM (Compact Disc- Read Only Memory).

Ada bebrapa alas an yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumber-sumber sekunder, yaitu melalui jasa online atau jaringan Internet.

  1. Hemat Waktu
  2. Ketelitian
  3. Relevansi
  4. Efektivitas Biaya
  5. E.     ANALISIS DATA

Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data yang Anda inginkan, selanjutnya Anda perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan Anda tersebut. Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang telah Anda temukan tersebut. Dengan melihat data yang telah Anda kumpulkan dari berbagai sudut pandang, Anda akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang Anda siapkan dalam suatu rencana kerja (work plan).

  1. Perhitungan Statistik

Kebanyakan data yang Anda peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka. Dengan perhitungan statistic secara sederhana, Anda dapat menghitung rata-rata (average) , perkembangan(trends), dan korelasi (correlations).

Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan mencari rata-ratanya. Dalam hal ini, rata-rata dapat dibedakan ke dalam tiga bentuk yaitumean, median, dan mode.

Mean dapat diperoleh dengan cara membagi jumlah semua item dalam suatu kelompok dengan jumlah item dalam kelompok tersebut (Rp63.000.000,00 + 9 = Rp7.000.000,00).Mean ini sangat bermanfaat untuk membandingkan antara satu item dengan rata-rata kelompok.

Cara lain untuk menghitung rata-rata adalah  medianMedian  dari sebuah kelompok adalah nilai yang berada di tengah kelompok tersebut ketika semua anggota kelompok disusun secara menaik atau menurun berdasarkan nilainya. Sebagai contoh, apabila terdapat Sembilan data,median-nya adalah data yang kelima (Rp7.500.000,00). Median ini bermanfaat, jika satu atau beberapa data yang ada bersifat ekstrem (berbeda secara mencolok). Sebagai contoh, meskipun data tertinggi adalah Rp27.000.000,00,median-nya tetap sebesar Rp7.500.000,00.

Mode adalah data yang paling sering muncul dalam sautu kelompok. Dalam contoh terlihat bahwa penghasilan per bulan yang paling sering muncul adalah Rp8.500.000,00, yang dihasilkan oleh tiga orang. Jika Anda ingin mengetahui suatu data yang paling sering muncul atau yang biasa terjadi, mode-lah jawabannya.

Berikut ini adalah contoh sederhana untuk melihat ketiga rata-rata tersebut.

 

Staf Manajer

Penghasilan per Bulan

Johny

Rp. 3.000.000

Freddie

Rp. 5.000.000

Betty

Rp. 6.000.000

Tessy

Rp. 7.000.000

MEAN

Lucky

Rp. 7.500.000

MEDIAN

Nury

Rp. 8.500.000

Ronny

Rp. 8.500.000

MODE

Shelly

Rp. 8.500.000

Munco

Rp. 9.000.000

Total

Rp. 63.000.000

 

 

  1. Kesimpulan

Pengambilan kesimpulan dapat didsarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta yang tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat jarang pengambilan kesimpulan hanya disadarkan pada penemuan fakta semata. Meskipun demikian, Anda juga perlu tahu bahwa pengambilan kesimpulan terhadap suatu kasus dapat mengandung unsur-unsur yang bersifat subjektif.

  1. Rekomendasi

Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau penafsiran terhadap suatu pokok bahaasan tertentu, sedangkan rekomendasi adalah sran yang diberikan untuk melakukan tindakan tertentu.

Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations), paling tidak mencakup tiga criteria yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh pembaca, dan (3) penjelasannya cukiup rinci sehingga pembaca dapat melakukan suatu tindakan.

 

 

 

 

 


 

BAB III

PENUTUP

3.1      Kesimpulan

Dalam penulisan ini dapat disimpulkan bahwa penulisan laporan bisnis yang baik dan benar merupakan hal penting. Karena laporan bisnis digunakan di berbagai perusahaan, instansi dan masyarakat.  Laporan bisnis yang baik mencakup informasi yang akurat, keputusan yang baik, serta format dan gaya penulisan. Sehingga dengan menuliskan laporan bisnis yang baik dan benar, kita dapat memberikan informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah.

 

3.2      Saran

Dalam penulisan ini penulis memberikan saran yaitu agar kedepannya masyarakat mau mencari bagaimana penulisan laporan bisnis yang baik dan benar. Agar kedepannya tidak terjadi kesalah pahaman dalam penyampaian penulisan laporan bisnis.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Puwanto, Djoko. 2010. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat. Jakarta: Penerbit Erlangga