STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PUBLIK DAN OTOMATISASI KANTOR

STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PUBLIK DAN OTOMATISASI KANTOR

Disusun dalam rangka untuk memenuhi tugas Ujian Tengah Semester mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Sektor Publik yang diampu oleh Bapak Nujati Widodo, S.AP., M.AP.

Oleh:
Irfanudin 155030100111088
M. Imam Asyari 155030100111093
Ahmad Riduwan 155030100111099
Ananda Rizky Adi Prathama 155030101111128
Trinov Nazfa Abdillah 155030107111076

PRODI STUDI ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2017
BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Persaingan publik yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang baik. Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, dan jaringaan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Sistem informasi dapat membantu segala jenis publik dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses publik yang dijalankan, pengambilan keputusan manjerial, kerjasama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang dinamis. Sehingga sistem informasi menjadi salah satu bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan publik dilingkungan global yang dinamis saat ini.
Strategi perusahaan merupakan bagian penting untuk mencapai tujuan perusahaan dan menjadi pedoman dalam penyusunan strategi bagi unit-unit publik di bawahnya. Pengembangan sistem informasi (SI) perusahaan yang didukung oleh penggunaan teknologi informasi (TI) bisa menjadi salah satu strategi dalam meningkatkan daya saing perusahaan. Apabila sebelumnya peranan SI hanya berfungsi sebagai penunjang dalam hal efisiensi biaya operasional, meningkatkan ketepatan dan produktivitas operasi dari berbagai fungsi perusahaan, maka sekarang dapat ditingkatkan perannya sebagai salah satu alat strategis untuk meningkatkan daya saing. Namun pengembangan strategi SI harus disesuaikan dengan strategi perusahaan agar peran dan fungsi SI tersebut dapat meningkat dan pada akhirnya meningkatkan nilai perusahaan itu sendiri.
Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan berbasis sistem informasi digunakan untuk mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan publik perusahaan akan informasi.

B. Rumusan Masalah
1. Siklus Hidup dalam strategi pengembangan sistem informasi untuk mendorong peningkatan keunggulan bersaing pada perusahaan dan organisasi modern?
2. Bagaimana penggunaan strategi sistem informasi pada perusahaan dan organisasi modern?
3. Strategi apa saja yang dipakai dalam pengembangan sistem informasi?

C. Tujuan
1. Mengetahui teori sistem informasi manajemen.
2. Mengetahui apa saja strategi pengembangan sistem informasi yang mendorong peningkatan keunggulan bersaing.
3. Mengetahui siklus hidup dalam pengembangan sistem informasi.
4. Kendala apa saja yang dihadapi perusahaan dalam menerapkan strategi sistem informasi.


BAB II
KAJIAN TEORI
A. Kerangka Teori
1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, dan mendistribusikan informasi untul mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.
Dalam buku Sistem Informasi Manajemen karangan Jimmy L. Gaol (2008: 14) dijelaskan, pengertian sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi untuk pengolahan transaksi yang berguna bagi organisasi, juga memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Menurut Chandler (1962) stategi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannnya dengan tujuan jangka panjang, program tidak lanjut, serta prioritas alokasi sumber daya.
2. Pendekatan Sistem
Dalam merancang sebuah sistem, terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu:
1) Pendekatan yang menekankan pada prosedur
Dalam pendekatan ini, Jerry Fitz Gerald yang dikutip oleh Hartono mendefinisikan sistem sebagai berikut: “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
2) Pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen
Dalam pendekatan ini, sistem didefinisikan sebagai berikut: “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” (Hartono, 1999:2)
Organisasi adalah struktur sosial resmi stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output.
Menurut O’Brien (2005), peran strategis sistem informasi dalam organisasi adalah memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi dan membangun sumber daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.
Keunggulan bersaing adalah kemampuan meraih perhatian yang lebih besar dibandingkan dengan pihak lain yang mengelola kegiatan sejenis. Pengertian ini juga harus disesuaikan dengan fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan, mengingat setiap fungsi-fungsi yang dalam perusahaan akan berhadapan dengan kata persaingan atau tidak satupun di antara fungsi tersebut yang tidak ingin memperoleh keunggulan dalam persaingan.
Perusahaan ialah suatu tempat untuk melakukan kegiatan proses produksi barang atau jasa. Perusahaan secara umum memang tempat produksi, dalam alamat lain dijeskan bahwa perusahaan perusahaan adalah keseluruhan perbuatan yang dilakukan secara terus menerus, bertindak keluar, untuk mendapatkan penghasilan, dengan cara memperniagakan barang-barang, menyerahkan barang-barang, atau mengadakan perjanjian-perjanjian perdagangan. Di sini perusahaan diartikan dengan pandangan ekonomi.


BAB III
PEMBAHASAN

A. Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki oleh karena beberapa hal, yaitu:
a. Muncul problem pada sistem yang lama yang berupa:
1. Ketidakberesan pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi seuai harapan.
2. Pertumbuhan dalam kebutuhan organisasi yang menyebabkan sebuah sistem baru harus disusun.
b. Untuk meraih kesempatan
Teknologi komputer berkembang dengan cepat sehingga organisasi mulai merasakan bahwa teknologi infrmasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.
c. Adanya intruksi-intruksi
Sistem baru dibuat karena ada intruksi dari pimpinan ataupun kekuatan dari luar organisasi, misalnya peraturan pemerintahan.
Tujuan utama pembangunan/pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:
a. Menyusun sistem informasiyang memenuhikebutuhan informasi organisasi dan kebutuhan dari fungsi operasi organisasi.
b. Menyusun sistem informasi dengan cara yang efisien dan efektif.
c. Mengorganisasikan suatu sistem informasi yang baru yang dapat menangani semua problem yang terjadi di dalam organisasi.
Prinsip pengembangan sistem informasi yaitu:
a. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
b. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
c. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.
d. Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam pengembangan sistem.
e. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
f. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
Beberapa rencana kontrol yang bisa dilakukan dalam menghadapi masalah-masalah untuk mengantisipasi risiko kegagalan sistem dalam proses pembangunan atau pengembangan yaitu:
a. Menggunakan metodologi pengembangan sistem yang standar dan terdokumentasi dengan baik.
b. Menggunakan peralatan manajemen proyek untuk merencanakan, mengkoordinasi dan mengamati proyek pengembangan sistem informasi.
c. Mengajak pemakai (user), manajer dan auditor untuk berpartisipasi dalam proyek pembangunan/pengembangan sistem.
d. Menguji sistem informasi secara menyeluruh sebelum mengimplementasikan.
e. Menyusun kontrol untuk melakukan perubahan program secara formal guna mencegah terjadinya perubahan yang tidak sah.

B. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Menurut Kenneth C. Laudon siklus hidup sistem adalah metode atau cara (method) paling lama untuk membangun sistem informasi dan masih digunakan sampai sekarang untuk proyek sistem menengah atau besar yang kompleks atau rumit.
Siklus hidup pengembangan sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.
Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu:
1. Fase Perencanaan Sistem
Dalam fase perencanaan sistem:
a. Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan system informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
b. Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
c. Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.
Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan:
a. Faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan;
b. Faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan denganpendukung sistem informasi dari sasaran publik dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.
Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:
a. Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru
b. Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan. Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.
c. Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.
d. Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.
Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktorstrategis, seperti:
a. Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan\ biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
b. Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkanproduk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan darisaingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.
c. Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasiuntuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporanlaporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

2. Fase Analisis Sistem
Dalam fase ini:
a. Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
b. Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.
3. Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual
Dalam fase ini:
Perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.
4. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem
Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.
5. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional
Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail.
Alat-alat Perancangan
Alat-alat perancangan menolong profesional sistem untuk membentuk struktur sistem yang akan memenuhi kebutuhan pemakai selama aktivitas analisis. Alat-alat perancangan sistem yang digunakan adalah:
a. Spesifikasi proses untuk menjelaskan bagaimana data ditransformasikanmenjadi informasi, seperti Proseudur code, Structure English, dan Tabel keputusan.
b. Hierachy Plus Input, Process, Output (HIPO) untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program tidak termasuk dokumentasi interface antar modul.
c. Structure chart untuk merepresentasikan hirarki modul-modul programtermasuk dokumentasi interface antar modul.
d. Diagram Warnier-Orr (W/O) untuk merepresentasikan struktur programdari gambaran umum sampai detail.
e. Diagram Jackson untuk merepresentasikan struktur program.
6. Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem
Pada fase ini:
a. Sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
b. Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasisistem baru.
Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu:
1) Rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan
2) Penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalahlaporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakanimplementasi sistem, seperti :
a. Pengembangan perangkat lunak
b. Persiapan lokasi peletakkan system
c. Instalasi peralatan yang digunakan
d. Pengujian Sistem
e. Pelatihan untuk para pemakai system
f. Persiapan dokumentasi

C. Pendekatan Pengembangan Sistem
Menurut pendapat beberapa pakar/ahli sistem, dalam pendekatan pengembangan sistem informasi terdapat 3 (tiga) konsepsi penting, yaitu sebagai berikut:
1) Falsafah kesisteman (System Philosophy), yaitu cara berpikir mengenal fenomena menurut totalitas yang terdiri dari bagian-bagian yang saling mengadakan interaksi.
2) Pembinaan kesisteman (System Management), yaitu cara mendesain atau merancang dan mengimplementasikan organisasi sebagai sistem dengan cara menggambarkan sebagai hubungan input-proses-output.
3) Analisis kesisteman (System Analysis), yaitu teknik dalam pemecahan masalah yang timbul untuk memperoleh sustu efisiensi dan ekonomis.
Bentuk dari pendekatan pengembangan sistem informasi yaitu:
1) Pendekatan Klasik
Pendekatan klasik (classical approach) disebut juga dengan pendekatantradisional (traditional approach) atau pendekatan konvensional (conventional approach) adalah pendekatan di dalam pengembangansistem yang mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle tanpa dibekali alat-alat dan teknik-teknik yang memadai.
Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada pendekatanklasik adalah sebagai berikut:
a. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit;
b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal;
c. Kemungkinan kesalahan sistem besar;
d. Keberhasilan sistem kurang terjamin;
e. Masalah dalam penerapan.
2) Pendekatan Terstruktur (Structured Approach)
Pendekatan terstruktur (structured approach) dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam buku-buku, maupun oleh perusahaan-perusahaan konsultan pengembang sistem. Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untukmengembangkan sistem yang terstruktur.
Keuntungan pendekatan terstruktur:
a. Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity).
b. Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal).
c. Standarisasi (standardization).
d. Orientasi ke masa datang (future orientation).
e. Mengurangi ketergantungan pada disainer (less reliance on artistry).

D. Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu.
Metodologi pengembangan sistem berarti metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.
Beberapa pakar sistem mengklasifikasikan metodologi pengembangan sistem ke dalam tiga kelompok yaitu:
1. Metodologi pemecahan fungsional (Functional decomposition methodologies) Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan ditetapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah
a. HIPO (Hierarchy plus Input Process Output)
b. Stepwise Refinement (SR) atau Iterative Stepwise Refinement (ISR)
c. Information Hiding
2. Data Oriented Methodologies
Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Dikelompokkan ke dalam dua kelas, yaitu:
a. Data flow oriented methodologies
Sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah SADT (Structured Analysis and Design Techniques), Composite Design, SSAD (Structured System Analysis and Design).
b. Data Structured oriented methodologies
Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah JSD (Jackson’s System Development), W/O (Warnier/Orr).

E. Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
a. Alat Pembangunan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah HIPO Diagram, Data Flow Diagram, Structured Chart, SADT Diagram, Warnier / Orr Diagram, Jackson’s Diagram.
Beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan disemua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan, diantaranya:
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting):
1) Bagan alir sistem (System Flowchart)
2) Bagan alir program (Program Flowchart)
3) Bagan alir dokumen (Paperwork Flowchart)
4) Bagan alir hubungan database (Database relationship Flowchart)
2. Bagan untuk menggambarkan tata letak (Layout charting)
3. Bagan untuk menggmbarkan hubungan personil (Personal relationshipcharting) :
1) Bagan distribusi kerja (Working distribution chart)
2) Bagan organisasi (Organization chart)
b. Teknik Pengembangan Sistem
Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya:
1. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique).
2. Teknik pengumpulan data yaitu wawancara, observasi, quesioner, dan sampling.
3. Teknik analisis biaya dan manfaat
4. Teknik untuk menjalankan rapat
5. Teknik Inspeksi atau Walkthrough

Penyebab kegagalan pengembangan sistem:
1. Kurangnya penyesuaian pengembangan system.
2. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai.
3. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya.
4. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan.
5. Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yg tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai.

F. Kriteria Keberhasilan Strategi Abad 21
Keberhasilan suatu strategi yang telah ditetapkan sangat ditentukan oleh seberapa besar tingkat kesesuaian strategi tersebut dengan perubahan lingkungan, persaingan, serta situasi organisasi.
Berikut pedoman dalam merumuskan strategi yaitu:
1. Dalam kondisi posisi persaiangan yang kuat. Kriteria posisi yang relatif kuat dicerminkan oleh perusahaan yang:
a. Memiliki pangsa pasar yang cukup signifikan.
b. Memiliki pangsa pasar yang terus meningkat.
c. Memperoleh keuntungan sebagai pemimpin pasar.
2. Membangun kekuatan yang kompetitif. Berapa komponen kuncinya:
a. Berkonstrasi dalam publik yang dimiliki oleh kekuatan perusahaan.
b. Bermain dalam publik yang dipandang kurang atraktif oleh pesaing.
c. Bermain dalam publik, dimana teknologi yang digunakan perusahaan lebih unggul dibandingkan dengan teknologi pesaing.
3. Risiko strategi pada persaiangan meliputi:
a. Risiko strategi publik kepemimpinan biaya
b. Risiko strategi publik diferensiasi.
c. Resiko strategi publik fokus.
4. Taktik Persaingan Publik
a. Taktik waktu: perusahaan bergerak cepat menjadi pertama mendahului pesaing, perusahaan bergerak belakangan mengikuti dan memperhatikan tindakan pendahulunya.
b. Taktik lokasi: taktik menyerang dan bertahan.
5. Perencanaan strategi fungsional
a. Membangun kekuatan pemasaran.
b. Membangun kekuatan produksi.
c. Menggunakan kekuatan keuangan dan manajerial.
1. Pedoman Penyelesaian melakukan analisis sistem strategis
1) Memahami struktur dan dinamika persaingan industri dimana perusahaan beroperasi.
2) Memahami rantai nilai publik, perusahaan, dan industri
3) Mempertimbangkan bagaimana perusahaan dapat mengelola “peralihan strategis” sebagai usaha untuk menerapkan sistem yang memberikan keunggulan kompetitif.
2. Definisi Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien (1996) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.
Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata “Otomatisasi” memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuhan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.
3. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:
1) Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.
2) Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
3) Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.
4) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi.
5) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien.
6) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
7) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
4. Konsep-konsep Otomatisasi Perkantoran
Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut:
1) Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2) Otomatisasi Kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3) Otomatisasi Kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4) Otomatisasi Kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
5) Otomatisasi Kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
5. Manfaat Otomatisasi Kantor
Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya:
1) Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
2) Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
3) Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
4) Pemecahan masalah kelompok/tim.
5) Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
6) Sebagai pelengkap bukan pengganti.
7) Sebagai suatu cara komunikasi publik. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA hanya melengkapi komunikasi tradisional.
8) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
9) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan cepat.

BAB III
PENUTUP

Sesuai dengan perkembangan konsep strategi, perencanaan strategi juga mengalami perubahan. Untuk memenangkan persaingan, perusahaan harus memiliki kompetensi inti atau sebuah starategi. Sumber kekuatan kompetensi inti adalah penciptaan strategi baik yang dikehendaki maupun yang muncul secara tiba-tiba.
Perusahaan yang memiliki data dan informasi dapat menjadi perusahaan yang dapat memimpin pasar persaingan. Dengan adanya komputer, perusahaan dapat mengetahui pegelompokan profil konsumen mengenai selera konsumen, respon konsumen terhadap produk. Hal ini terjadi karena adanya perubahan secara terus-menerus yang bersifat dinamik. Perusahaan dituntut untuk bisa bersaing dalam dunia publik agar menjadi perusahaan yang dapat memimpin pasar.


DAFTAR PUSTAKA

Rangkuti, Freddy. 2009. Analisis Swot Teknik Membedah Kasus Bisni. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka. cet. Keenambelas.
Husain, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. 2002. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UUP AMP YKPN, cet. 1.
Gaol, Jimmy L. 2008.Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo.
Tata Sutabri. 2004. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Made Gde Yoga Iswara, Yudho Giri Sucahyo,” Konferensi Nasional Sistem dan Informatika 2009”, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perusahaan Energi: Studi Kasus PT. XYZ, hlm. 1. 2009. (Jurnal).
http://encangsaepudin.wordpress.com/2009/01/05/konsep-dasar-sistem/.
http://stieserelo.ac.id/component/content/article/45-artikel/111-sistem-informasi manajemen.html
http://hotssports.blogspot.com/2011/02/keuntungan-dan-kelemahan-dari.html Diunduh 24/03/2012 pukul 9.57.
http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=pengembangan+sistem+1+2+PDF&source=web&cd =1&ved=0CCAQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwsilfi.staff.gunadarma.ac.id%2Fdownloa ds%2Ffiles%2F9882%2FPengembangan%2BSistem%2B1%2B2.pdf&ei=LpeDT9rCE47 krAfYysSsBg&usg=AFQjCNHV4F4ESoDWOgB38S-Wm_6aIZWDUg. (Jurnal)

Leave a Reply

CAPTCHA Image
*