Komunikasi Bisnis Rapat Bisnis

March 29th, 2019

MARISA BAB 8 RAPAT BISNIS

MAKALAH MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS

Tentang Rapat Bisnis

Dosen Pengampu Dr. Nanang Suryadi, SE, MM.

 

Oleh :
Efi Zela Rista A.I (185020201111030)
Fildzah Izzati Rahman (185020201111028)
Marisa Mursyidhatul Afifah (185020200111036)
Windy Karina Isura (185020200111035)

 

PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2019
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam dunia bisnis, banyak pihak – pihak yang terlibat dan bertanggung jawab dalam terselenggaranya kegiatan bisnis. Seorang pelaku bisnis perlu menjalin banyak relasi atau hubungan dengan pihak yang berkepentingan. Suatu perusahaan mempunyai struktur organisasi yang telah disepakati, dimana setiap pihak dalam organisasi tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab masing – masing. Perusahaan memiliki banyak informasi yang masuk dan keluar, perusahaan tersebut harus tepat dan bijak dalam menyerap dan menyalurkan informasi – informasi tersebut. Selain itu pelaku bisnis harus menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lainnya untuk mengembangkan kemajuan usahanya. Segala informasi baik berupa tugas, perintah, isu, serta perjanjian maupun kerjasama dengan pihak lainnya yang menunjang kegiatan bisnis dan kemajuan perusahaan, agar dapat tersebar dan didiskusikan dengan jelas, perlu adanya sebuah pertemuan antar pihak yang dapat disebut dengan rapat bisnis.

 

 

 

 

 

 

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Rapat Bisnis
Rapat merupakan pertemuan atau perkumpulan minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat biasanya dihadiri oleh pimpinan dan staffnya. Sedangkan bisnis adalah usaha yang menjual barang atau jasa yang dilakukan oleh perorangan, sekelompok orang atau organisasi kepada konsumen (masyarakat) dengan tujuan utamanya untuk memperoleh keuntungan/laba (profit). Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun non bisnis, baik yang berskala kecil, menengah, maupun besar. Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu, rapat bisnis didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis (Purwanto,2011:320).

2.2 Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis
Faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Tentu saja rapat bisnis bertujuan dan berorientasi pada bisnis, sedangkan rapat nonbisnis berorientasi bukan pada bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan.

2.3 Jenis-Jenis Rapat Bisnis
Menurut Streibel dalam bukunya The Man ager’s Guide To Effective Meetings dalam Purwanto rapat bisnis dapat dibedakan menjadi tiga, sebagai berikut.
Rapat Informasional
Rapat Informasional diadakan oleh dua orang atau lebih untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat. Informasi yang disampaikan harus jelas, ringkas, menarik, dan tidak bertele – tele.
Dalam menyampaikan informasi dapat berupa,
informasi umum yang bersifat rutin
informasi yang bersifat strategik
Rapat Motivasional
Rapat motivasional diadakan oleh dua orang atau lebih untuk memotivasi peserta rapat.
Rapat Partisipatif
Rapat partisipatif diadakan oleh dua orang atau lebih untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat, diperlukan kemampuan mendengarkan dengan baik agar dapat memahami cara berpikir orang lain serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapat yang lain.
Berdasarkan tujuan.
Rapat Penjelasan. Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
Rapat Pemecahan Masalah. Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
Rapat Perundingan. Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
Berdasarkan sifat.
Rapat formal.
Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
Rapat informal.
Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
Rapat terbuka.
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
Rapat tertutup.
Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).
Berdasarkan jangka waktu.
Rapat mingguan.
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
Rapat bulanan.
Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
Rapat semester.
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.
Rapat tahunan.
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang..
Berdasarkan nama.
Rapat kerja.
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
Rapat dinas.
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
Musyawarah kerja.
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
Menurut Oliver Serrat dalam bukunya Conduction Effective Meeting dalam Purwanto mengelompokkan rapat bisnis ke dalam lima jenis, sebagai berikut.
Pengarahan (Briefing)
Rapat yang berisikan pengarahan yang diberikan oleh pemimpin rapat. Pemimpin rapat cenderung menyampaikan informasi atau arahan serta perintah kepada karyawan dalam perusahaan.
Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)
Rapat konsultasi berisi sharing informasi dengan berbagai pihak lain yang dimaksudkan terjadi suatu proses untuk saling memberi dan menerima ide atau gagasan dari pihak lain.
Rapat Komite (Commite Meeting)
Rapat Komite merupakan suatu bentuk pertemuan kelompok orang yang memiliki latar belakang, profesi yang berbeda untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan suara terbanyak.
Rapat Dewan (Council Meeting)
Rapat dewan merupakan suatu bentuk pertemuan kelompok orang yang memiliki latar belakang, minat yang berbeda untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan suara terbanyak.
Negoisasi
Negoisasi diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara saling menguntungkan semua pihak.

2.4 Tujuan Rapat
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication : Building Critical Skills dalam (……..) menyatakan bahwa rapat memiliki 6 tujuan, diantaranya:
Berbagi informasi, rapat menjadi media penyebaran informasi secara langsung.
Penjajakan ide/gagasan, rapat mengumpulkan berbagai ide/gagasan yang dikemukakan oleh peserta.
Evaluasi ide/gagasan, dalam rapat dapat menghasilkan keputusan yang tepat dan mengevaluasi kesalahan dari ide / gagasan yang dikemukakan.
Pengambilan keputusan, dalam rapat dapat menentukan keputusan yang diambil berdasarkan suara peserta yang telah disepakati.
Membuat dokumen, dokumen dibuat sebelum ide / gagasan dijalankan.
Memotivasi peserta rapat, untuk memberikan motivasi peserta agar meningkatkan kinerja kerjanya.

2.5 Perencanaan Rapat Bisnis
Dalam menjalankan kegiatan bisnis, perlu adanya sebuah perencanaan yang matang agar bisnis tersebut dapat maju dan berkembang. Perencanaan (planning) bisnis yang baik akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki. Menurut (Purwanto,2011:325) terdapat beberapa ciri tentang bagaiman mendesain sebuah agenda rapat yang baik, sebagai berikut.
Mencantumkan tanggal, tempat, waktu dimulai, dan waktu selesai.
Mencantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
Mencantumkan siapa saja yang hadir
Menyusun daftar topik yang akan dibahas
Membuat alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas
Menyusun bahan – bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai
Bahan – bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat – lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Menurut (Purwanto,2011:326) terdapat beberapa hal yang harus dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat, sebagai berikut.
Undangan, diedarkan beberapa hari sebelum rapat berlangsung
Waktu dan tempat, perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan
Berapa lama waktu rapat bisnis, merujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat
Pembawa acara, seringkali MC diperlukan untuk memandu rapat agar rapat tersebut dapat berjalan dengan lancar
Ketua panitia penyelenggara, umumnya ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat
Jumlah peserta, perlu dipastikan jumlah peserta yang akan diundang dalam rapat
Peserta yang diundang, peserta berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini, perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam perusahaan.
Orang yang membuka dan menutup rapat bisnis, pemimpin tertinggi perusahaan, departemen atau divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda rapat bisnis.
Narasumber, penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber dalam rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan.
Alokasi waktu untuk narasumber, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing – masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut.
Waktu istirahat, agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk istirahat, sholat, dan makan siang atau malam.
Presensi peserta,petugas yang diberi tugas mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya datang lebih awal daripada para peserta rapat bisnis.
Akomodasi, bidang akomodasi mencakup kesiapan penginapan dan konsumsi bagi para peserta rapat.
Fasilitas pendukung lainnya, seperti sound system,LCD projector, akomodasi peserta rapat, dan sebagainya.
2.6 Pelaksanaan Rapat Bisnis
Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan disampaikan, dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.
Gambar
Menurut (Purwanto,2011:328), salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson dalam Purwanto, terdapat beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, sebagai berikut.
Gaya persegi empat (Boardroom Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat bisnis yang relative terbatas, dan dengan jumlah tersebut dimungkinkan interaksi yang lebih baik antarpeserta.

 

Bentuk hutuf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk ini lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat, juga memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan pendekatan secara tatap muka dengan setiap peserta yang ada dari berbagai sisi.

Gaya ruang kelas (Classroom Style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas ini dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang mencapai ratusan orang. Susunan tempat duduk ini memiliki keterbatasan, diantaranya langkah gerak narasumber yang terbatas dan ia tidak dapat berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat dikarenakan terhalang oleh kursi dan tidak ada ruang yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta.

Gaya melingkar (Circular Style)
Susunan tempat duduk gaya melingkar memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relatif lebih sedikit.

 

Gaya chevron (Chevron Style)
Susunan tempat duduk gaya ini akan membentuk huruf “V”, dan memberikan keluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau focus pada pembicara yang berada di depan.

Gaya modifikasi (Modified Style)
Secara umum susunan duduk gaya ini masih berbentuk “V”, tetapi gaya ini menempatkan baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan.

Gaya setengah melingkar (Semi-Circular Style)
Layout tempat duduk gaya ini memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. Layout ini juga memberikan ruang gerak yang cukup bagi audiens manakala pembicara menyajikan game atau permainan di dalam ruangan yang memungkinkan antar-audiens berpindah tempat duduknya.

Gaya kelompok (Cluster Style)
Susunan tempat duduk gaya kelompok ini disusun berdasarkan kelompok – kelompok kecil dimana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar.

 

Langkah-langkah melakukan rapat bisnis seefektif mungkin :
Tahap Persiapan
Merangkum sebuah kalimat pembuka yang berisi tujuan serta manfaat yang akan didapatkan dari rapat tersebut.
Hadirkan first impression yang baik pada pimpinan atau rekan staff yang lain. Dengan memberikan pemaparan yang lugas tentang tujuan dan manfaat rapat, peserta lain akan mampu menangkap arah rapat tersebut nantinya.
Menyusun time management untuk keseluruhan presentasi yang akan dibawakan. Tetapkan berapa alokasi waktu untuk pembukaan, pembacaan materi hingga proses kesimpulan bersama.

Selama Rapat Bisnis Berlangsung

Memasuki waktu rapat, jangan lupa untuk mengutarakan rangkaian kalimat tentang tujuan dan manfaat yang telah Anda susun sebelumnya.
Selama rapat bisnis berlangsung, usahakan agar pengaturan waktu tetap dijalankan dengan presisi.
Hal lain yang juga tidak boleh Anda lewatkan adalah memberikan waktu pada setiap peserta yang ingin mengutarakan pendapatan atau idenya. Membatasi ide yang muncul selama proses rapat sama saja menghilangkan potensi munculnya solusi besar untuk perusahaan.

Pasca Rapat
Setelah rapat bisnis selesai, masih ada beberapa hal yang harus Anda lakukan. Notulen dari hasil rapat tentunya sangat penting, oleh karena itu hasil rapat tersebut harus disampaikan pada pihak-pihak yang berkepentingan.

Rapat belum dapat dikatakan berakhir jika tindak lanjut pokok belum terpenuhi yaitu : Mengevaluasi dan mendistribusikan laporan.

Mengevaluasi rapat
Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar. Evaluasi merupakan merupakan kegiatan yang menilai hasil yang diperoleh selama kegiatan pemantauan berlangsung. Lebih dari itu, evaluasi juga menilai hasil atau produk yang telah dihasilkan dari suatu rangkaian program sebagai dasar mengambil keputusan tentang tingkat keberhasilan yang telah dicapai dan tindakan selanjutnya yang diperlukan. Evaluasi bisa dialkukan dengan meminta sarn langsung dari peserta rapat, atau menyediakan formulir kritik yang sederhana kepada setiap peserta rapat. Cara lain untuk mengevaluasi rapat adalah dengan menugasi seseorang untuk menjadi evaluator yang kritis. Sebenarnya untuk mengevaluasi keberhasilan sebuah rapat, setiap peserta cukup menjawab dua pertanyaan sederhana :
(1) Apa yang terjadi ?, dan
(2) Bagaimana rapat berlangsung ?. Apa yang terjadi dalam rapat, terkait dengan masalah-masalah apa yang dipecahkan dan keputusan-keputusan apa yang dibuat. Sedangkan bagaimana rapat berlangsung, ini menyangkut proses rapat, apakah ada kerja sama yang baik, bagaimana perasaan para peserta rapat dan lain-lain.

b. Mendistribusikan laporan
Pendistribusian hasil rapat adalah kegiatan membagikan hasil rapat kepada seluruh peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun kepada pihak luar/ekstern dalam bentuk dokumen hasil penggandaan maupun melalui buku ekspedisi,pesawat telepon, dan media massa.

Syarat pendistribusian hasil rapat yaitu :
a. Bahasa mudah dipahami
b. Sesuai dengan kenyataan atau tidak dibuat-buat
c. Merata ke seluruh peserta rapat

Fungsi pendistibusian hasil rapat yaitu :
i. Agar semua peserta rapat (yang hadir/tidak hadir) mengetahui secara jelas hasil rapat yang telah diadakan
ii. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam rapat yang diadakan selanjutnya
iii. Sebagai bukti bahwa telah diadakan rapat dalam suatu organisasi
iv. Sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan suatu kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya.

Laporan harus diberikan segera setelah rapat selesai, laporan rapat harus singkat dan meliputi :
 Waktu, tanggal, tempat, dan nama pemimpin rapat.
 Nama seluruh peserta yang hadir dan yang tidak hadir.
 Pokok acara yang didiskusikan dan keputusan yang dicapai.
 Nama orang yang akan menyelesaikan tugas-tugas.
 Waktu selesainya rapat.
 Tanggal, waktu, dan tempat rapat selanjutnya (jika ada).

Melaporkan Rekomendasi Kelompok.
Kelompok-kelompok pemecah masalah dan pembuat keputusan harus melaporkan hasil-hasil diskusi mereka kepada atasan. Bentuk laporan bisa lisan, tulisan, atau gabungan keduanya. Bentuk standar untuk melaporkan pertimbangan dan rekomendasi kelompok adalah laporan tertulis

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III
KESIMPULAN

Rapat bisnis (business meeting) merupakan bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal – hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Rapat bisnis berorientasi pada bisnis dan bertujuan untuk mencapai beberapa target yang diinginkan. Rapat bisnis sendiri terbagi menjadi beberapa jenis seperti pengarahan, rapat konsultasi, rapat komite, rapat dewan, negosiasi, rapat informasional, rapat motivasional, dan rapat partisipatif. Dalam rapat bisnis perlu mempersiapkan perencanaan secara matang dan persiapan pelaksanaan semaksimal mungkin. Rapat bisnis juga memiliki gaya susunan tempat duduk meliputi gaya persegi empat, bentuk huruf “U”, gaya ruang kelas, gaya melingkar, gaya chevron, gaya modifikasi, gaya setengah melingkar, dan gaya kelompok.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, D. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga